Etikettregler i öppet kontorslandskap, arbetsmoral och företagskultur

1. Regler för storrumskontor: Om lömska fällor och regionala specialiteter

Vägen till framgång är kantad av hårt arbete och många avstickare som kräver ett välutvecklat sinne för orientering. Själva vägen däremot – och det vet alla som arbetar i team – är kantad av fallgropar. Att elegant undvika dem är en förmåga som de flesta inte har med sig från början. Varje dag lurar gråzoner kring vad som är lämpligt så att säga bakom varje arkivskåp, och på grund av alla oskrivna lagar på kontoret är de inte alltid lätta att upptäcka vid första anblicken. Men även på arbetsplatsen, precis som i alla andra sociala grupper från idrottsföreningar till familjen, styr värderingar och regler vardagen. De viktigaste, som med tiden har utkristalliserats som standarder, bör man känna till.

Naturligtvis kan man överdriva allt och grubbla över varje liten detalj. Till exempel hur man bäst hälsar på chefen i korridoren, om ett handslag i förbifarten är lämpligt, eller kanske snarare en kort vinkning eller ett vänskapligt nickande. Om det fortfarande krävs ett ”God dag” eller redan ett ”God kväll”, eller om chefens bayerska ”Servus!” också bör besvaras lika personligt eller inte. I många fall hjälper ett vältränat och välbalanserat sinne för vett och etikett för att göra rätt i den aktuella situationen. Men i grunden bör alla som arbetar tillsammans med andra i ett företag ta reda på vilka umgängesformer som värdesätts i den egna arbetsmiljön. För även detta är självklart: I öppna kontorslandskap gäller naturligtvis helt andra regler än i en snickeriverkstad. Och som exemplet med en ljudlig rap efter maten – som under medeltiden mycket väl kunde uppfattas som en komplimang till köket – visar, förändras även seder med tiden, och därför behöver den personliga kontorsetiketten uppdateras regelbundet.

2. Dödssynder och gråzoner

Här kommer direkt ett urval av de värsta karriärdödarna: ständig frustration, högmod, ovilja att ta till sig råd, respektlöshet, skvaller, opunktlighet, pratsamhet, envishet, alltför högljutt framförd övertro på den egna förmågan eller också självtvivel, otålighet, alla typer av droger på arbetsplatsen och otacksamhet. Den som lyckas undvika hela detta register blir åtminstone inte omedelbart impopulär. Även gränsområdena kring dessa punkter bör man hålla sig borta från. Det är till exempel ren respektlöshet att kommentera en kollegas kroppsliga brister. Så enkelt, så tydligt. Till det breda området respektlöshet hör dock också att slappa ointresserat i stolen under möten, stirra ner i mobilen i stället för på blädderblocket eller sådant som kan verka banalt, som att inte se den andra i ögonen under ett samtal mellan fyra ögon.

Även övergången från en i grunden positiv egenskap till att gå över gränsen kan ibland ligga i nyanser. Nyckelord: självsäkert uppträdande. I en anställningsintervju är det definitivt till hjälp och uppskattat av personalchefer, men om det levs ut konsekvent till sin spets kan det bli en nackdel. Avdelningschefen som kan leda ett möte på ett suveränt sätt gör ett bra jobb. Avdelningschefen som under mötet börjar skryta med sina kunskaper eller hålla långa utläggningar uppfattas snabbt som arrogant. Därför är det viktigt att hålla ”antennerna” känsliga även i långvariga arbetsrelationer.

För på den här punkten skiljer sig inte ett äktenskap eller en långvarig relation särskilt mycket från en längre anställning: risken att bli bekväm och ta sig särskilda rättigheter bara för att man varit anställd länge är stor. Lite mer rakt på sak: medarbetaren som börjar komma och gå precis som han vill, lämnar kaos på sitt skrivbord och extraarbete åt kollegorna motsvarar ungefär maken i Adilette-tofflor och ribbat linne som frågar sin fru över tv-ljudet när maten äntligen är klar.

3. Om gråzoner och interna företagsstandarder

Även om de flesta av dessa exempel på regler i kontorslandskap går att förstå med hjälp av logik och en känsla för vad som passar sig – eller inte – blir det lite svårare när det handlar om interna företagsregler. I många företag har egna regler utvecklats som vore otänkbara på andra arbetsplatser. Om man tänker på IT-branschens värld gäller här säkert andra regler än inom bankväsendet. Det finns till exempel företag där alla, från chefen till praktikanten, tilltalas med du. Om nyanställda då skulle börja dua vissa och nia andra, eller nia alla generellt, skulle det vara malplacerat. Kommer medarbetare från ett sådant ”du-företag” däremot till ett annat företag där ”ni” är brukligt, bör de anpassa sig. I grunden gäller följande: Det är alltid viktigt att se hur man gör i det företag där man arbetar för tillfället. Om du är osäker gäller: håll dig hellre till de allmänna umgängesreglerna och uppträd hellre återhållsamt än påträngande. Det säger för övrigt även en erkänd expert inom området ”businessetikett”.

4. Bra råd från en expert inom ”businessetikett”

Kommunikationstränaren Helga Schmidt är bland annat vd för Business-Knigge-Institut och utbildar även tränare inom detta område. Som exempel på en intern företagsregel nämner hon ämnet ”dresscode”. ”Om det finns tjänsteuniformer uppstår förstås inte den frågan.” Om inte, kan det däremot finnas fallgropar som medarbetare bör undvika. ”Min klädsel måste vara anpassad till företaget. Men även om det inte finns några fastställda regler: En för djup urringning hör inte hemma på ett kontor och kjolen får inte vara för kort.” Som tumregel gäller att den gärna får sluta vid knäna, men inte ovanför knät. ”Klackarna på skorna får vara högst fem centimeter höga. Att komma barfota till jobbet fungerar inte heller. Om jag förstås inte jobbar i en strandbar.”

Om det ändå skulle komma en smaklös kommentar om kollegans kjollängd handlar det naturligtvis om ett regelbrott. Helga Schmidt rekommenderar att man reagerar direkt på anspelningar. ”Som utsatt måste jag omedelbart efter kommentaren eller handlingen klargöra att det inte är okej.” Det är mycket viktigt att å ena sidan tydligt visa var gränsen går, men å andra sidan behålla en saklig, professionell ton. Om det händer igen råder hon att snabbt koppla in närmaste chef.

Generellt råder experten att lösa konflikter på arbetsplatsen så snabbt som möjligt. ”Om en kollega känner sig trakasserad av en annan kollegas dåliga beteende, går det bäst att reda ut det i ett enskilt samtal.” Hjälper inte det måste den närmaste chefen ta över. Det gäller för alla frågor där konflikter uppstår. ”Det kan handla om att en kollega luktar illa, klär sig olämpligt eller kommer till jobbet i öppna skor.” En snabb reaktion förhindrar att dessa konflikter eskalerar, vilket i slutändan påverkar arbetet negativt. Generellt gäller: Störningsmoment har företräde.

5. Snabbinformation – Kort intervju

Den professionella kommunikationstränaren Helga Schmidt har specialiserat sig på området ”businessetikett” och utbildar tränare inom detta område. I en kort intervju ger hon en överblick över det komplexa fältet ”vett och etikett på kontoret”.

Var gör man flest misstag när det gäller beteende på kontor?
De flesta och allvarligaste misstagen görs på personalfester när alkohol är inblandat. Då börjar kollegor plötsligt dua varandra, något som de ångrar djupt dagen därpå, och det skapar en obehaglig stämning.

Hur tilltalar jag min chef i ett mejl?
Det numera mycket vanliga ”Kära” eller ”Käre” som hälsningsfras i ett mejl till min chef är olämpligt. Det är alldeles för privat och tar bort seriositeten. Dessutom är en chef i regel inte på sin post för att han eller hon är ovanligt snäll. Nej, jag skriver ”Bäste” respektive den kvinnliga formen, eller ”God dag” eller ”God morgon”.

Hur är det med att äta på arbetsplatsen?
Att äta en smörgås vid arbetsplatsen är egentligen inte lämpligt. På många kontor finns det dock ingen annan möjlighet. Efter överenskommelse är det alltså också okej. Regel för öppna kontorslandskap: Maten får dock inte vara störande för de andra på kontoret. Varken genom lukt eller genom några ljud. Vanliga vett- och etikettregler gäller. Dit hör också att tvätta händerna före och efter måltiden.

Vad är mer viktigt i umgänget på kontoret?
Om jag sitter i ett öppet kontorslandskap får jag inte prata för högt i telefon, och jag får inte ha privata samtal alltför ofta. Hänsyn är viktigt i ett stort kontor. Om jag vill något av någon ropar jag inte tvärs över hela rummet. Även här gäller regeln: Den som vill något är den som går dit. När någon ringer presenterar jag mig med mitt förnamn, mitt efternamn och säger ”God dag” eller ”Grüß Gott”. Om en främmande person eller en kund kommer in på kontoret reser jag mig upp och ser personen i ögonen när jag talar med honom eller henne.

Det är uppenbart att vett och etikett på kontoret är ett brett område där det finns många fallgropar. Ja, men att kunna uppföra sig väl är inte allt. Med en positiv utstrålning blir även en del regelbrott förlåtna. Det viktiga är att man känner till reglerna, då kan man också alltid anpassa det som inte riktigt passar.

6. Regler för ett bra arbetsklimat i kontorslandskapet

En kontorsstol i ett kontorslandskap är för många en daglig utmaning. Den som tar sig an den med rätt inställning undviker fallgropar och växande frustration. Som grundläggande riktlinje gäller även här Kants kategoriska imperativ, som i korthet återfinns i talesättet: ”Gör inte mot andra det du inte vill att de ska göra mot dig.” Alltså: Det som stör hos andra bör man själv absolut undvika. Det begränsar sig inte på något sätt till etikettregler som att hälsa på varandra eller tonen sinsemellan, men dessa är naturligtvis en förutsättning. Den som går in i ett rum bör hälsa, även om ingen verkar märka det. Detsamma gäller när man går – oftast hälsar någon vänligt tillbaka. Chefer kallar inte till sig medarbetare bara för att sedan föra långa telefonsamtal vid sitt skrivbord och låta dem vänta. Undfallenhet gentemot personer högre upp i hierarkin uppskattas heller inte. Hierarkier får inte stå i vägen för uppmärksamhet och artighet. Så bör avdelningschefen hålla upp dörren för praktikanten om hon balanserar en hög pärmar. Men utöver konkreta handlingar och saker man bör undvika påverkas arbetsklimatet i hög grad av subtila signaler och sinnesintryck.

Det är inte bara högljudda telefonsamtal eller långa privata samtal som stör, utan också ”högljudda” färger och dekorationer som vissa använder för att uttrycka sin individualitet. Varken familjens bildgalleri eller en samling av barnens eller barnbarnens konstverk bör dominera arbetsplatsen – en bild är helt okej, mer än så är för mycket. Förutom matos stör också påträngande parfymer eller aftershave. Kläder som luktar unket och svettigt gör livet svårt för kollegorna. Under varma dagar hjälper här bara ett oparfymerat antiperspirant i stift- eller roll-on-form samt en extra skjorta eller blus att byta till. För svettiga fötter finns deodoriserande fotpuder, något som i andra länder sedan länge är en självklarhet.

Lika störande är ständigt upprepade rörelser eller gester, de hör till de oskrivna reglerna för kontorslandskap. Oftast märker man dem knappt själv. Men om du kommer på dig själv med att alltid klicka med kulspetspennan när du pratar i telefon, snurra hårslingor när du tänker eller gå omkring med en klirrande nyckelknippa, kan du vara säker på att kollegorna redan länge har stört sig på det. Det är svårt att vänja sig av med detta; här bör man få hjälp av någon som sitter bara ett kontorsmöbel bort och vänligt men konsekvent påpekar det.

7. Etikett i kontorslandskap: Uppmärksamhet hjälper

Det finns många oskrivna uppföranderegler för öppna kontorslandskap. För att komma bra överens med andra har man tagit det första steget när man blir medveten om att man själv kan störa andra ordentligt. Om en kollega gör något som påverkar arbetet eller humöret negativt bör man ta upp det med personen: inte när man just då är arg eller förtvivlad, utan så lugnt och avslappnat som möjligt och gärna med ett erbjudande om att själv också sluta med något. Listor kan hjälpa: Vad stör mig hos andra, vad försämrar min koncentration? Vad av detta gör jag också själv? Den som kan bör rådgöra med någon och samtidigt tydligt kommunicera varför man frågar, och inte prata om andras irriterande vanor. Det är nämligen också ett no-go bland reglerna för öppna kontorslandskap.