Hemmakontor – arbeta hemma, men på rätt sätt

Bra att veta om "Home Office"

Vad det egentligen är som ligger bakom de tyska arbetsgivarnas och även vissa arbetstagares skepsis mot hemarbete är svårt att säga. Efter en inledande entusiasm för den flexibla modellen ”Home Office”, som gör det möjligt för medarbetare utan goda skäl för närvarokrav på kontoret att arbeta i sitt arbetsrum hemma, smyger sig gamla fördomar tillbaka. Enligt undersökningar utgår arbetsgivare från att deras anställda presterar mindre vid skrivbordet hemma än under uppsikt – trots att många studier bevisar motsatsen. Men även bland kollegorna sprider sig allt oftare en negativ stämning mot dem som arbetar hemifrån. Ungefär enligt mottot ”Medan vi sliter här, tar andra det lugnt” hetsas det i de flesta fall helt utan grund.

Samtidigt stärks ett urgammalt tyskt synsätt där själva närvaron på arbetsplatsen klassas som ”flit” och den faktiskt utförda prestationen hamnar i bakgrunden. Och i själva verket känner nog nästan alla någon i kollegkretsen eller bekantskapskretsen som mer eller mindre bor på jobbet. Och om man ser till fakta belönas detta beteende dessutom fortfarande: I Tyskland är det enligt undersökningar fortfarande den som tillbringar mest tid på arbetsplatsen som blir befordrad eller aktuell för löneförhöjning. Självklart har man också undersökt om och hur mycket dessa personer faktiskt arbetar. Resultatet är inte förvånande: Den faktiska produktionen är ofta lägre. Fritidsaktiviteter som får plats under arbetstid, som pauser, privat surfande på internet eller utdragna samtal med kollegor över skrivborden eller ute i korridoren, är betydligt vanligare än hos kollegor som ville gå hem vid en bestämd tidpunkt.

Naturligtvis kan modellen ”home office” också gå ordentligt fel. Det mest uppenbara exemplet är den unga familjen som tror att det blir lättare att få ihop barn, hushåll och arbete. Ofta stannar det dock vid teorin i det här fallet. För den som är närvarande, även om det är bakom en dörr i det egna arbetsrummet, är också tillgänglig. Egenföretagare och kreativa personer som arbetar från sin hemmastudio kan intyga det: ”Du har det ju bra och kan jobba när du vill”, heter det till exempel när spontana besökare står vid dörren eller partnern vill delegera en uppgift. Samtidigt finns en deadline eller en bindande överenskommelse om hur arbetet ska fortskrida. Mellan dessa fronter hamnar å ena sidan familjen under press, eftersom förväntningarna på den nya arbetssituationen inte uppfylls. Å andra sidan blir arbetet lidande eftersom koncentration bara är möjlig i begränsad omfattning eller inte alls.

Har jag rätt till home office?

Men om den anställde följer några grundläggande regler kan fallgroparna på vägen mot produktivt arbete hemifrån minimeras. Innan anställda helt eller delvis utför sitt arbete hemifrån måste också några grundprinciper klargöras. För den relativt nya arbetsmodellen ”home office” finns det ännu inga egna lagar och inte heller några fastställda riktlinjer från arbetsgivarorganisationer. Därför har anställda, till skillnad från vid deltidsarbete, heller ingen rätt att kräva att ledningen godkänner arbete vid det egna skrivbordet  tillåtet. Därför är varje fall unikt och måste förhandlas individuellt med de överordnade. Det omfattar antalet dagar och ramvillkoren. Experter rekommenderar att arbetstagare bör insistera på att de överenskomna punkterna dokumenteras skriftligt.

Efter vägen till chefen kommer den till hyresvärden

Nästa steg bör vara att vända sig till hyresvärden. Fastighets- eller bostadsägaren behöver visserligen i regel inte informeras om huruvida hyresgästen använder lokalerna enbart som bostad eller även för arbete – naturligtvis bara så länge inga kunder kommer på besök eller överordnade gör regelbundna visiter. Enligt Silvia Wiedenmann, chef för avdelningen ”Fastighetsförvaltning” på fastighetskontoret ”Anders Wohnen” i Weilheim, spelar det för en ”ändamålsenlig användning” av bostaden faktiskt roll om någon sitter en eller två timmar på kvällen på en skrivbordsstol vid arbetsplatsen eller om personen gör det hela dagen – flera gånger i veckan. För i slutet av ett hyresförhållande kommer slitaget på golv, väggar och armaturer i bostaden att granskas noggrant. Särskilt när det gäller golv uppstår det enligt fastighetsförvaltarens erfarenhet alltid diskussioner. Speciella Home Office möbler kan hjälpa här.

Följande exempel: En hyresgäst har inrett en arbetsplats i vardagsrummet där han efter arbetsdagens slut sitter en eller två timmar vid datorn, gör några inköp, svarar på privata mejl, spelar ett PC-spel eller kontrollerar aktiekurser. Beroende på om han har monterat hjul som passar golvet på sin kontorsstol eller använder en lämplig skyddsmatta  har under arbetsplatsen slits golvet under ytan mer eller mindre. För att förebygga möjliga konflikter vid utflyttning rekommenderas det därför att inte bara använda rätt utrustning, utan också satsa på kommunikation. ”Om en hyresgäst hyr en bostad för rent privata ändamål får hyresvärden ersättning för detta i form av hyran och måste då acceptera att bostaden slits på ett sätt som är förenligt med dess användning.”

Enligt exemplet bör golvet under den privata arbetsplatsen, beroende på hur länge hyresförhållandet har varat, endast uppvisa lätta till medelstora slitagespår. ”Annorlunda ser det ut om en hyresgäst dagligen rullar runt med en kontorsstol på golvet i åtta eller nio timmar – särskilt på äkta trägolv lämnar det tydliga spår. Då blir det repor i parketten som inte längre har något att göra med normalt slitage”, säger Silvia Wiedenmann. Den avgörande punkten är: ”Om hyresvärden har informerats om att hyresgästen arbetar hemifrån, är bostadens golv också slitet på ett sätt som är ”förenligt med dess användning” om större slitagespår syns under arbetsplatsen.” Experten rekommenderar att sådana överenskommelser dokumenteras skriftligt – helst i hyresavtalet.

Materialfrågan är också en kostnadsfråga

Nu när ramarna för hemarbete är klara, en lämplig plats för arbetsplatsen hemma har hittats och överenskommelser med familjen om ”hur” och ”när” har träffats, är det dags för den konkreta planeringen: Räcker det gamla skrivbordet  även för längre arbetspass, är det tillräckligt stort, är det tillräckligt upplyst, går det att ställa in ergonomiskt? Passar kontorsstolen till det, har den tillräckligt många inställningsmöjligheter och har den rätt hjul för det aktuella golvet? Om nyinköp måste göras sker detta på arbetstagarens bekostnad – naturligtvis bara om arbetsgivaren inte har förklarat sig villig att helt eller delvis stå för kostnaderna.

Detsamma gäller skrivare, skanner, PC, telefon, mobil eller internetanslutningen. Om kraftfullare modeller måste köpas in eller en högre bandbredd beställas, är det normalt också arbetstagaren som betalar detta. Det är också en förhandlingsfråga vem som ska stå för kostnaderna för papper, toner eller skrivmaterial. Däremot finns det inget att diskutera när det gäller arbetsmiljö och diskretion: båda måste också säkerställas på arbetsplatsen i hemmet. Särskilt när det gäller ”dataskydd” måste både arbetstagare och arbetsgivare vara försiktiga. Företagshemligheter är även i privata utrymmen information som måste skyddas strikt; därför får känsliga dokument inte lämnas framme utan tillsyn och tillgängliga för andra personer än medarbetaren. Företagsdata som lagras på datorn måste skyddas enligt aktuella tekniska standarder. Även här rekommenderas tydliga överenskommelser om hur man ska gå tillväga – arbetsdomstolarna skämtar inte om den här frågan.

Frågan om arbetstider och skatt

När det gäller arbetstider är det bäst att även här komma överens tydligt i förväg: Finns det fasta arbetstider, gäller kärnarbetstid och vilket arbete ska vara klart vid vilken tidpunkt? Om åtta timmar står i överenskommelsen måste den anställde också arbeta i åtta timmar. Arbetsgivaren kan visserligen kräva ett intyg på detta, men det går inte att kontrollera i detalj. Därför, och det är den tidigare nämnda kärnfrågan, behövs en stabil förtroendebas mellan arbetsgivare och arbetstagare. För att möjliggöra kommunikationen mellan kollegan hemma och medarbetarna respektive cheferna rekommenderar experter att man i förväg kommer överens om fasta tidsperioder då hemarbetaren måste svara i telefon eller reagera snabbt på e-post.

När det gäller de skattemässiga aspekterna av arbetsplatsen i hemmet finns det två grundprinciper att ha i åtanke: Om det finns en annan arbetsplats tillgänglig för den yrkesmässiga eller affärsmässiga verksamheten utöver home office, kan skrivbordet i hemmet inte dras av. Om så inte är fallet kan en andel göras gällande skattemässigt. Om kontoret hemma däremot är centrum för hela den yrkesmässiga verksamheten, kan kostnaderna dras av utan begränsning. För arbetsgivare är följande variant intressant: Ett arbetsrum kan, förutsatt att husägaren samtycker, hyras ut till arbetsgivaren – då kan denne eventuellt göra det skattemässigt avdragsgillt. Ett samtal med respektive skatterådgivare är nödvändigt för att få klarhet i de exakta omständigheterna.

Home office: för- och nackdelar

Som framgår är arbete på hemmakontor förknippat med vissa förutsättningar. Om du är medveten om kraven funderar du förmodligen en gång till mer ingående på upplägget med hemmakontor. För att hjälpa dig med detta följer här några allmänna för- och nackdelar med att arbeta hemifrån: