Distansarbete: För- och nackdelar med den nya arbetsmodellen

Vad är skillnaden mellan remote och home office?

Senast 2020 integrerades home office i tyska företag nästan över en natt, helt eller delvis, i arbetsvardagen. På grund av isolering och andra coronarestriktioner arbetade de flesta människor hemifrån, så länge yrket och utrustningen tillät det. Sedan dess är arbetsmodellen här för att stanna, eftersom den medför en rad fördelar, bland annat bättre möjligheter att förena arbete och familjeliv. Vid home office skiljer sig varken arbetstiderna eller arbetsuppgifterna från dem på kontoret, det är bara platsen där arbetet utförs som är en annan. Det är just där den stora skillnaden mot remote work ligger. Här arbetar du varken tids- eller platsbundet. Arbetsuppgifterna och arbetstiden förblir desamma, men om du delar upp en 40-timmars arbetsvecka på 4 eller 6 dagar, eller om du är typen som gärna sover länge eller går upp tidigt, allt det är upp till dig. Det enda viktiga är att resultatet stämmer. Naturligtvis kan du också arbeta remote hemifrån, men lika gärna i den italienska solen eller under norrskenet långt uppe i norr. Därför används också ofta mobilt arbete som synonym. Inom mobilt arbete finns det dessutom olika varianter av modellen.

Modeller för distansarbete

Det finns i grunden två olika former av denna trendmodell:

Full Remote Working

Vid Full Remote Working arbetar man, precis som namnet redan avslöjar, uteslutande utanför företaget. I teorin kan du alltså arbeta var som helst i världen. När du vill. Var du vill. Dessa resande arbetare kallas också digitala nomader. Som Full Remote Worker behöver du bara en lämplig arbetsutrustning och en stabil internetuppkoppling. Det räcker redan med en laptop, ett headset och en mobil router med ett passande abonnemang. Det bör dock påpekas att du även måste följa de regler som gäller utomlands. I modellen Remote lär du ofta bara känna dina kollegor och chefer online. Det kan påverka teamkänslan och samhörigheten med företaget negativt.

Alternerande Remote Working

Medan du vid Full Remote Working arbetar oberoende av plats och tid, är modellen med alternerande Remote Work bara delvis på distans. Här fastställer arbetsgivaren fasta tider då du måste arbeta på kontoret. Trots det får du under distansdagarna, till skillnad från home office, själv bestämma var och när du vill arbeta. Denna typ av Remote Work passar till exempel bra om du föredrar att göra kortare resor ofta utan att behöva använda alla dina semesterdagar för det. Arbetet med laptopen kan trots allt också utföras på ett café eller i en fjällstuga. 

Fördelar och utmaningar

Liksom alla arbetsmodeller har även remote work olika för- och nackdelar för arbetstagare och arbetsgivare.

Det som vid första anblicken bara verkar positivt för arbetstagare har oftast också en baksida. En av de största fördelarna med remote work är den bättre balansen mellan arbetsliv och privatliv. Det beror inte minst på att pendlingen försvinner, liksom kostnaderna för den, och att man kan sova längre på morgonen. Just denna balans kan dock också ses som en utmaning, eftersom gränserna mellan arbete och privatliv för många verkar suddas ut. Trots detta upplever majoriteten av remote workers det som extra fritid och som en uppskattning från företagets sida. Flexibiliteten gör det möjligt att byta arbetsplats mitt på dagen och till exempel fortsätta arbeta på ett café, och därefter eller under en paus ta en pratstund med sin bästa vän. Särskilt medarbetare med barn eller husdjur kan hantera vardagen bättre tack vare remote work. 

Remote Work kan också vara en verklig fördel för miljön, eftersom mindre CO2 släpps ut när arbetsresorna försvinner. Du kommer också i kontakt med färre människor och blir därför sjuk mer sällan. Detta kan dock också upplevas som social isolering och därmed vara en nackdel. Om du dessutom isolerar dig i privatlivet ökar risken för att drabbas av depression. En annan nackdel med Remote Work för arbetstagare är tendensen att jobba trots sjukdom. Om någon känner sig krasslig och därför inte skulle åka till kontoret, är frestelsen stor vid Remote Work att inte gå till läkaren och i stället arbeta.

En annan möjlig utmaning är utrustningen på arbetsplatsen. Medan medarbetaren på kontoret ofta har en ergonomisk kontorsstol, ett höj- och sänkbart skrivbord och flera skärmar, ingår det i konceptet mobilt arbete inte att arbetsgivaren tillhandahåller arbetsutrustningen. Att arbeta vid köksbordet eller i en solstol på stranden kan på sikt vara skadligt för den fysiska hälsan.

För en bättre överblick har vi nedan sammanfattat alla fördelar och utmaningar för arbetstagaren igen: 

Men det är inte bara för arbetstagaren som remote work har positiva och negativa effekter. Även företaget självt kan dra nytta av remote work. Inte minst eftersom medarbetarna är nöjdare och känner sig uppskattade. Och nöjdare medarbetare är mer produktiva, arbetar mer effektivt samtidigt som lojaliteten till företaget ökar. Bara genom att erbjuda möjligheten att arbeta mobilt ökar medarbetarnas lojalitet enormt. En annan fördel med denna arbetsmodell är att vissa kostnader i företaget försvinner. Det innebär lägre förbrukning av el och vatten, och även behovet av parkeringsplatser minskar. Även avlastningen för miljön genom minskade CO2-utsläpp hjälper företag att göra något bra för klimatet. Dessutom är remote work fördelaktigt ur hälsosynpunkt, eftersom medarbetarna utsätts för färre virus och får mer sömn. Det leder till färre sjukrelaterade frånvarotillfällen inom företaget. I tider av brist på kvalificerad arbetskraft och liknande är remote work också en vinst. Det gör det möjligt att rekrytera specialister och kvalificerade medarbetare från nästan var som helst. 

Att distansarbete har fördelar har nu blivit tydligt. Men även här finns det utmaningar att hantera. En nackdel är bland annat den kontrollförlust som följer med detta. Man måste lita på att medarbetarna utför sitt arbete korrekt, eftersom det är svårt att kontrollera det faktiska arbete som utförs. Dessutom är det svårare att hitta tider för gemensamma möten. Även teamarbete kring gemensamma projekt försvåras av flexibiliteten. Här är det en bra idé att träffas och prata regelbundet i onlinemöten.

Vem arbetar på distans?

Det är tydligt att distansarbete medför både positiva och negativa effekter för såväl arbetstagare som arbetsgivare. Den som nu funderar på att enbart arbeta mobilt bör i nästa steg reda ut om det överhuvudtaget är möjligt att utföra sitt yrke helt på distans. Bland annat följande yrken lämpar sig för distansarbete:

• Content Manager (copywriter, bloggare, översättare)
• Grafisk designer
• Webbdesigner & UX-designer
• IT (programmering & utveckling)
• Online Marketer
• SEO-manager (sökmotoroptimering)
• Rådgivare (coaching etc.)
• Marknadsundersökare
• Analytiker
• Olika byråjobb
• Frilansare

Detta är bara några exempel. Numera kan nästan alla yrken som utförs vid en laptop också utövas på distans. Samtidigt finns det också yrken som inte kan utföras mobilt. Några exempel på detta är byggnadsarbetare, förskollärare och läkare. När det gäller det sistnämnda finns det numera även möjlighet till onlinekonsultationer vid sjukdomar som förkylning eller liknande, där patienter inte nödvändigtvis måste vara på plats för att undersökas inför diagnosen.

Hur arbetar du framgångsrikt mobilt?

För att lyckas med remote work behöver man bland annat ha olika soft skills. Ett av de viktigaste värdena är ärlighet. Den anställda bör till exempel ange arbetstiden korrekt och inte stämpla in och sedan gå och bada eller liknande. Det är också viktigt att man arbetar organiserat och har en viss grad av självdisciplin. Både hemma och på andra platser finns det trots allt en rad distraktioner som i större eller mindre grad kan vara mycket lockande. För att motverka möjliga distraktioner kan kärnarbetstider och rutiner i arbetsvardagen vara till hjälp. Då har du även under mobilt arbete fasta tider då vissa saker måste göras.

Vad bör man tänka på vid remote work?

För att arbetsmodellen remote work ska fungera bör ramarna klargöras i förväg och följande aspekter beaktas.

Teknisk utrustning: För effektiv remote work behöver medarbetare tillgång till en stabil internetuppkoppling och den tekniska utrustning som krävs. Programvara och lämpliga verktyg för kommunikation och samarbete är också viktiga.

Regler för arbetstid: Det är avgörande att göra tydliga överenskommelser om tillgänglighet och nåbarhet för att undvika missförstånd och främja ett bra arbetsklimat. En möjlighet vid delvis remote-arbete är att komma överens om och hålla sig till kärnarbetstider.

Dataskydd och datasäkerhet:  Omfattande åtgärder för att skydda företagsdata och kunddata är absolut nödvändiga. Datasäkerhet och dataskydd måste säkerställas vid varje tidpunkt.

Hälsa och ergonomi: Distansarbetsmiljön bör vara ergonomiskt utformad för att undvika hälsoproblem. 

Kommunikation och utbyte: Se till att kollegorna pratar med varandra. Distansarbete kräver särskilda insatser för att möjliggöra god kommunikation och regelbundet utbyte mellan medarbetarna. 

Vad behöver jag för mobilt arbete?

Beroende på från vilken plats du vill arbeta på distans skiljer sig utrustningen du behöver. Det som alltid är nödvändigt för remote work är en laptop, en stabil internetuppkoppling och helst även ett headset för smidig och störningsfri kommunikation. Om du vill arbeta mobilt under resor behöver du en mobil router med ett passande abonnemang samt platser med tillräcklig täckning. Om du föredrar att arbeta på kaféer eller i co-working spaces finns det oftast redan bra internetuppkoppling där. Men om du helst arbetar hemifrån är det en god idé att inreda en lämplig arbetsplats. 

En ergonomisk arbetsplatsutrustning främjar både din produktivitet och din fysiska och mentala hälsa. En bra kontorsstol har högsta prioritet. Den främjar en hälsosam sittställning och avlastar din stödapparat. Om du dessutom arbetar vid ett höj- och sänkbart skrivbord kan du snabbt och enkelt byta arbetsställning under arbetsdagen och även arbeta stående. Det ger mer rörelse i din arbetsvardag, vilket i sin tur påverkar både din hälsa och ditt arbete positivt.

Om du inte har möjlighet att inreda ett hemmakontor inom hemmets fyra väggar finns det också olika sätt att integrera ett pop-up-kontor i din inredning. För detta passar även ett hopfällbart skrivbord eller en väggsekretär. Med rätt utrustning står inget i vägen för en framgångsrik arbetsdag med remote work.

Även vid remote work är arbetsgivaren i regel skyldig att tillhandahålla den arbetsutrustning som behövs. Att tillhandahålla en bärbar dator och förbjuda privat användning av enheten har också dataskyddsrättsliga skäl. Kom därför överens med din arbetsgivare i förväg om i vilken omfattning du får använda arbetsdatorn.

Remote work har också några juridiska aspekter som man behöver tänka på. Om du vill arbeta från utlandet uppstår till exempel frågan om du då kan fortsätta att vara folkbokförd i Tyskland. För att undvika dubbelbeskattning finns 183-dagarsregeln. Den innebär att anställda som överskrider denna gräns i regel också beskattas i vistelselandet. Detta beror dock i hög grad på landet respektive arbetsorten. 
Därför rekommenderas det att noggrant gå igenom detaljer och överenskommelser med arbetsgivaren i förväg och även dokumentera dem skriftligt. 

För att remote work ska kunna etableras i företaget och tas emot väl av medarbetarna bör några aspekter beaktas. Transparens och kommunikation spelar en avgörande roll, också för att undvika oro mellan medarbetare på plats och mobila medarbetare. Följande punkter kan hjälpa er att införa remote work som arbetsmodell:

• Definiera tydligt vem i företaget som kan arbeta mobilt och varför.
• Fastställ tydliga ramar för remote work.
• Se till att rätt arbetsutrustning finns på plats.
• Främja den ”personliga” kontakten genom att till exempel boka in regelbundna videosamtal.
• Anordna företagsevent och teambuildingåtgärder, även oberoende av remote work.
• Behåll och anställ bara medarbetare som ni kan lita på.
• Börja först med en testfas

Slutsats: Vad innebär det att arbeta på distans?

I dagens digitala värld blir alternativa arbetsformer som distansarbete allt viktigare. Tack vare vår tekniska utveckling är det i många yrken möjligt att arbeta i princip var som helst. Det gäller dock bara tjänster och arbetsområden som kan utföras helt mobilt via laptop och som kan organiseras oberoende av tid. Distansarbete erbjuder många fördelar för både arbetstagare och arbetsgivare, men också utmaningar som måste hanteras. I grunden är distansarbete, förutsatt att det har införts på rätt sätt, en vinst för båda parter. Öppen kommunikation och transparens är nyckeln till framgång här.