Vi tillbringar en stor del av vår tid på arbetet. För att alltid kunna arbeta hälsosamt och produktivt bör kontorsinredningen vara genomtänkt och ergonomisk. Därför rekommenderar vi att du planerar ditt kontor noggrant i förväg och även anpassar dig till de ständigt förändrade kraven och förändringarna. Att planera en kontorsinredning kan ha olika orsaker. Förutom förändrade krav kan även en strukturell förändring eller tillväxt vara en anledning. Även en flytt eller en renovering kan vara orsaken till en ny- eller omplanering av ditt kontor. Nya arbetssätt, som fortsätter att vinna mark även efter pandemins slut, ger också ytterligare drivkraft. I det här inlägget vill vi hjälpa dig med hur du bäst planerar din kontorsinredning. Nedan behandlas en rad frågor och ämnen kring detta tema.
Innehållsförteckning:
1. Vem, hur, vad – vilka planeringshjälpmedel finns det?
2. Vad bör man tänka på vid val av plats?
3. Interiör – vilka kontorsmöbler integrerar du och hur i ditt inredningskoncept?
4. Hur placerar jag kontorsmöblerna rätt?
5. Här får du klarhet – vilka är de perfekta ljusförhållandena på kontoret?
6. In i minsta detalj – vad måste planeras utöver kontorsmöblerna?
7. Vilka fördelar erbjuder onlineplanering på egen hand jämfört med expertplanering?
8. Planera kontorsinredning – finns det rättsliga krav?
9. Slutsats
Vem, hur, vad – vilka planeringshjälpmedel finns det?
Beroende på vilket rum som ska planeras finns det olika tillvägagångssätt. Att planera kontorsinredningen kan snabbt kännas överväldigande när det gäller ett storrumskontor. Om du vill sköta inredningsplaneringen själv kan olika onlineverktyg hjälpa dig. Utbudet av kostnadsfria program för inredningsplanering är stort och de har alla olika funktioner. Med vissa verktyg går det till och med att planera i 3D. I grunden kan man dock konstatera att du kan arbeta från stort till smått. Det vill säga att det är bäst att börja med att placera in större möbler och sedan arbeta sig steg för steg vidare ända ner till belysning och dekoration. Om du känner dig lite osäker på att själv planera din kontorsinredning med ett onlineverktyg kan experter hjälpa dig vidare. Att ta hjälp av utbildade specialister hjälper dig att använda ditt utrymme optimalt och ger dig tips om rätt placering av de enskilda möblerna. Innan kontorsmöblerna kan planeras måste dock andra faktorer samordnas i förväg.
Vad bör man tänka på vid val av kontorsläge?
Beroende på var ditt kontor ligger ställs olika krav på inredningen. Om det handlar om att planera ett öppet kontor med kundbesök bör man till exempel räkna in en tilltalande receptionsyta, medan det för ett hemmakontor räcker med en enkel kombination av skrivbord och kontorsstol. Ett kontorsutrymme kan förekomma i två former:
Open Space-kontor
Ett Open Space-kontor är vanligtvis ett enda stort rum där de olika områdena endast avgränsas med skåp och rumsavdelare. Denna öppna arbetsatmosfär främjar kommunikationen mellan medarbetarna och kan stärka både teamkulturen och sammanhållningen. Även beslutsvägar och hierarkiska skillnader kan minimeras på detta sätt. Föredrar du däremot en privat och särskilt lugn arbetsmiljö är ett One Space-kontor det bättre valet för dig.
One Space-kontor
Ett One Space-kontor är, som namnet antyder, ett eget kontorsrum för en till två personer. Den integritet och den låga ljudnivå som detta ger underlättar koncentrerat arbete. Vid arbetsuppgifter där man arbetar mycket med siffror kan detta vara en fördel. I ett One Space-kontor sker dock kommunikationen med andra bara i matsalen, pentryt eller under möten. Beroende på företaget kan det ändå vara fullt tillräckligt.
Sammanfattningsvis kan man konstatera att lokalerna måste kunna anpassas efter företaget. Förutom arbetsutrymmen och möjlighet till paus behövs i de flesta företag även mötesrum och lugna zoner. Ett extra lounge- och kreativt område kan också hjälpa dina kollegor att utnyttja sina förmågor på bästa möjliga sätt. Med ett kreativt område menar vi ett rum med gott om plats för kreativt tänkande, skisser och anteckningar. Dessa kan fångas upp på whiteboards eller affischer. Förutom möjligheter att anteckna är individuellt kombinerbara och flyttbara bord och sittplatser en fördel för att teamet enkelt ska kunna slå sig ner tillsammans. I en studie från Schweiz med över 600 deltagare uppger 66 % av deltagarna att de skulle välkomna separata rum för koncentrerat arbete. 62 % av de tillfrågade önskar sig attraktiva gemensamma rum eller ytor för spontana samtal med varandra. Kommunikation i en avslappnad atmosfär har en lugnande effekt och hjälper till att närma sig problemlösning på ett mer objektivt sätt.
Interiör – vilka kontorsmöbler integrerar du hur i ditt inredningskoncept?
När du nu är väl insatt i var-frågan när du planerar din kontorsinredning, går vi i nästa steg vidare till vadet – alltså inredningen av din arbetsplats. För en kontorsinredning i hemmakontoret behöver du knappast mer än ett skrivbord och en kontorsstol. Här rekommenderar vi att du framför allt fokuserar på ergonomi för att ge bästa möjliga stöd åt din fysiska och mentala hälsa under arbetet. Se dessutom till att ditt skrivbord kan höjdjusteras, så att du kan arbeta ergonomiskt och koncentrerat både sittande och stående. Vi rekommenderar också en golvskyddsmatta för att skydda golvet mot skador från kontorsstolens hjul.
I en kommersiell kontorsmiljö räcker det inte med en kombination av skrivbord och kontorsstol, men mer om det längre fram. Först tittar vi på rummets utrustning. Kontorsrum är ofta försedda med heltäckningsmatta. Golvbeläggningen har flera fördelar, framför allt sänker den ljudnivån och dämpar ljud. Även eko i ett rum kan på så sätt undvikas. Förutom att förbättra rumsakustiken bidrar heltäckningsmatta till en trivsam atmosfär och gör arbetsmiljön mer inbjudande.
För köket, pausutrymmet och receptionen rekommenderar vi att du väljer en mer robust golvbeläggning, eftersom dessa utrymmen blir smutsigare. Här passar till exempel PVC eller vinyl – dessa slitstarka golv övertygar också med sina lättskötta egenskaper.
Har du ett stort öppet kontor kan du avgränsa de enskilda arbetsplatserna från varandra med rumsavdelare, som dessutom ofta har ljuddämpande egenskaper. Även med kontorsskåp kan ytan delas upp i olika områden. Kontorsskåp erbjuder dessutom gott om förvaringsutrymme för bland annat pärmar, akter eller arbetsredskap. Medarbetarens egen arbetsplats består av liknande kontorsmöbler som i ett hemmakontor. Även här bör särskild vikt läggas vid funktion och ergonomi, så att du och dina kollegor alltid kan arbeta hälsosamt och produktivt. För att kunna planera kontorsinredningen kan du också fråga efter medarbetarnas individuella behov. Där den ena är helt nöjd med en enkel kombination av skrivbord, kontorsstol och rullhurts på en golvskyddsmatta, kan någon annan kanske arbeta som mest effektivt på en sittboll eller arbetspall. Genom att involvera medarbetarnas åsikter kan du planera din kontorsinredning och samtidigt stärka medarbetarnas anknytning till företaget. Som redan nämnts bör arbetsplatsen i alla fall vara ergonomiskt utformad. Det kan enkelt uppnås med ett elektriskt höj- och sänkbart skrivbord och en ergonomisk kontorsstol av hög kvalitet. Genom att dessutom komplettera med växter och enstaka dekorationsartiklar får kontoret en mer trivsam atmosfär och gör samtidigt dina kollegor nöjdare.
Experttips:
Om du är mitt uppe i planeringen av din kontorsinredning bör du överväga att inkludera ljudisolerade telefonboxar. Dessa boxar är perfekta för att delta i möten eller längre telefonkonferenser i ett öppet kontorslandskap. Tack vare deras ljudisolerande och bullerdämpande egenskaper får du perfekt rumsakustik och störs inte under viktiga samtal. Samtidigt påverkas inte dina kollegors koncentration under arbetet av delar av samtalen.
Hur placerar jag kontorsmöblerna rätt?
Efter vad kommer hur. Hur kontorsmöblerna placeras på rätt sätt får du veta i följande kapitel. Beroende på om du planerar kontorsinredningen för ett enskilt rum eller ett storkontor finns det olika tips som hjälper dig med placeringen. I ett öppet kontorslandskap bör man se till att det finns tillräckligt med utrymme mellan de enskilda arbetsplatserna, så att medarbetarna inte känner sig trångbodda eller begränsade i sitt arbete. I alla lokaler är det viktigt att placera skrivbordet i rät vinkel mot fönstret, eftersom det inte är gynnsamt för arbetet om solstrålar begränsar sikten mot skärmen eller till och med bländar medarbetaren. Även solljus som faller direkt på skärmen försvårar sikten och därmed själva arbetet. Ämnen som optimal sitthöjd eller idealisk skrivbordshöjd har redan behandlats utförligt i egna rådgivningsartiklar. Därför utvecklas de inte vidare här. För att ge dig en inblick i hur planeringen av ett kontor kan se ut presenterar vi nu några exempel.
 |
Som framgår av denna exempelbild för miljön Home-Office är skrivbordet placerat i rät vinkel, så att mannen kan se allt på sin laptop. Om du tittar närmare på bilden bredvid används här ett höjdjusterbart skrivbord med T-stativ och en sittboll som alternativ till kontorsstol. Även denna uppmuntrar till korrekt sittställning, precis som en ergonomisk kontorsstol. |
 |
Här är ett Open Space-kontor visas. Här arbetar man i rader som ger tillräckligt med utrymme för rörelse. Även här är skrivborden korrekt placerade och har små skiljeväggar integrerade för att avgränsa områden. |
 |
Grafiken intill visar ett One Space-kontor för en person. Precis som i de föregående exemplen är skrivbordet korrekt placerat. Dessutom finns en ergonomisk kontorsstol som främjar en hälsosam sittställning och stödjer produktivt arbete. |
 |
Här visas ett kreativt mötesrum . Whiteboardtavlan ger utrymme för anteckningar. Det lilla konferensbordet bjuder in till kreativa teammöten och främjar gemensamt tänkande. |
Nu går det upp ett ljus – vilka är de perfekta ljusförhållandena på kontoret?
Förutom kontorsmöbler spelar även ljusförhållandena en viktig roll. I grunden kan man säga att naturligt ljus alltid är bättre än artificiellt ljus. Dagsljus är otroligt viktigt för kontorsmiljön och har en positiv effekt på de anställdas välbefinnande. Inte minst är medarbetare gladare i ett ljusfyllt kontor. Många företag klarar sig dock knappast utan artificiellt ljus på kontoret, eftersom inte varje dag året runt bjuder på solsken och vissa företag inte har så många fönster. Därför är en kombination av naturligt och artificiellt ljus, som lyser både direkt och indirekt, en optimal lösning. Indirekt artificiellt ljus kan skapa en behaglig rumsatmosfär och samtidigt ge tillräcklig belysning till arbetsplatserna. Som regel bör arbetsytan vara upplyst med 500 lux och inte blända. För detta passar till exempel taklampor som lyser både uppåt och svagare nedåt. Om lamporna är utrustade med LED sparar de dessutom extra kostnader, eftersom dessa ljuskällor är betydligt mer energieffektiva. Tänk därför helst redan i förväg på typen av belysning och placeringen av lampor när du planerar dina kontorsmöbler.
Ner i minsta detalj – vad behöver planeras utöver kontorsmöblerna?
Du har bestämt dig för skåp, skrivbord och kontorsstolar. Och nu då? Förutom de uppenbart nödvändiga inredningsdetaljerna finns det fler saker som bör få plats i ditt nya drömkontor. Framför allt rekommenderar vi att du integrerar växter och grönska i ditt inredningskoncept. Den gröna dekorationen mjukar inte bara upp helhetsintrycket och förbättrar atmosfären, utan krukväxterna bidrar även till bättre luftkvalitet i dina lokaler. På så sätt kan huvudvärk förebyggas och dina medarbetares välbefinnande öka. Tyvärr behöver riktiga växter tillräckligt med ljus, vilket kan vara svårt i vissa kontor. I sådana fall kan konstväxter vara en lösning. De har visserligen inga luftrenande egenskaper, men de är förvillande lika sina äkta motsvarigheter och blir därför ett riktigt blickfång. Även tavlor eller någon annan dekorationsdetalj, som en vas, kan ingå i planeringen, eftersom de också gör arbetsmiljön mer trivsam. Däremot bör man inte överdriva med dekorationen, eftersom det annars skapar ett oroligt intryck och främjar ett ostrukturerat arbetssätt. Här gäller talesättet: ”Mindre är mer”.
Vilka fördelar erbjuder onlineplanering jämfört med experthjälp?
|
Planera kontorsinredning med ett onlineplaneringsverktyg Tid: Genom att själv använda ett onlineplaneringsverktyg för kontorsinredning kan du spara tid, eftersom du inte är beroende av någon annan och när som helst kan planera och revidera din kontorsinredning. Kostnader: Eftersom du själv planerar kontorsinredningen tillkommer inga externa tjänstekostnader. Dessutom finns det ett stort utbud av lämpliga onlineplaneringsverktyg på marknaden. Flexibilitet: Du kan spara din planering i de flesta onlineplaneringsverktyg och vid behov även bearbeta den i efterhand. Visualisering: Genom att planera kontorsmöbler med ett onlineverktyg kan du visualisera dina idéer och tankar och tydligt presentera dem för kollegor. |
Planering med en expert Tid: Genom att ta hjälp av en expert kan tid sparas, eftersom personen har den expertis och kunskap som krävs för att snabbt och målinriktat planera din kontorsinredning. Kostnader: Specialister kan genom att ta fram ett inredningskoncept för ditt kontor utnyttja utrymmet på bästa möjliga sätt och ge dig råd kring funktionalitet och design, så att du inte redan efter kort tid vill planera om. Individualitet: En expert inom kontorsinredning låter era individuella krav och önskemål ingå i utarbetandet av inredningskonceptet, så att ni i slutändan blir nöjda med resultatet på lång sikt. Kvalitet: Dra nytta av proffsens erfarenhetsvärden. Med många års expertis får ni bästa möjliga resultat genom professionell inredningsrådgivning och planering. Dessutom har ni även efteråt en kompetent kontaktperson om något inte motsvarar era krav. |
Planera kontorsinredning – finns det rättsliga krav?
Det finns ett antal riktlinjer som innehåller uppgifter för utformningen av kontorsarbetsplatser. Förutom arbetssäkerhetslagen (ASiG) och arbetsplatsförordningen (ArbStättV) finns förordningen om bildskärmsarbete (BildscharbV) och förordningen om driftsäkerhet (BetrSichV). Även DGUV Information 215-441 ”Büroraumplanung” kan hjälpa till när ni planerar er kontorsinredning. Dessutom måste vissa säkerhetsaspekter, som planering av utrymningsvägar, tas med i beräkningen.
Slutsats
Varför ni bör planera (eller låta planera) er kontorsinredning. Det förflutna har visat att vårt samhälle befinner sig i ständig förändring och ofta utsätts för ekonomiska eller globala händelser. För att som företag kunna stå emot detta på lång sikt bör arbetsmiljön och kontorsinredningen vara funktionella och föränderliga. En tilltalande miljö främjar ett produktivt arbetssätt hos medarbetarna och påverkar även deras välbefinnande och arbetsklimatet sinsemellan. Det stärker i sin tur banden till företaget och gör kollegorna gladare. Tveka därför inte och planera ert drömkontor!
Vill ni veta ännu mer?
I vår guide hittar ni fler intressanta innehåll kring det breda ämnet ergonomi på arbetsplatsen. Självklart hjälper vi er gärna även med råd och stöd: via telefon, e-post eller i onlinechatten. Vi finns här för er och ser fram emot ert meddelande!