Home Office: Det som för hårt prövade pendlare och invånare i öppna kontorslandskap låter som ett löfte om mer fritid och högre livskvalitet, kan också vara raka motsatsen. Därför bör den som knyter sitt arbete till hemmet tänka sig för. Faktum är att arbetsplatsen hemma kan vara en attraktiv och produktiv miljö för det dagliga arbetet. Men det finns också många fallgropar längs vägen. Nedan följer en liten vägvisare för att undvika dem.
- Hur hemarbete uppstod och dess fördelar
- 1. Människan i kontorsstolen
- 2. Kontorsstolen, skrivbordet och pappersarbetet
- 3. Rätt teknik på arbetsplatsen
- 4. Ett eget rum, eller åtminstone en förbjuden zon
- 5. Att följa regler i hushåll med flera personer
Hur hemarbete uppstod och dess fördelar
Det är just från Silicon Valleys djup som en sval motvind blåser mot principen ”Home Office”. Och dessutom från högsta ort: Marissa Mayer, vd för ”Yahoo”, beordrade konsekvent alla anställda tillbaka till skrivbordet på internetföretagets huvudkontor. Enligt hennes motivering är arbetet på Yahoo mer än bara ett jobb som man klarar av från dag till dag. Det handlar om ett samarbete som bara är möjligt på detta sätt i ”Yahoo”-kontoren. Det anmärkningsvärda är att möjligheten för programmerare, agenter, journalister och i stort sett alla som inte behöver mycket mer än en dator och en snabb internetuppkoppling för sitt arbete att arbeta hemifrån framför allt är tack vare uppfinningar från Marissa Mayers egen bransch.
Framstegen inom bredbandsinternet och den programvara som krävs för att kunna använda tekniken produktivt har banat väg för att kunskapsarbetare utan direkt kundkontakt helt eller delvis kan flytta sin arbetsplats till hemmets fyra väggar. Eller egentligen vart som helst: Framför allt kreatörer, utvecklare och programmerare rör sig sedan dess i en slags arbetslivets sagovärld: Oavsett om det är på stranden, på ett café eller på en bergstopp – där idéerna och energin flödar bäst låter de unga, trendiga cheferna på otaliga internetstartups sina anställda arbeta.
Man behöver inte ens ha en särskilt frisinnad grundinställning för att tycka att principen ”Home Office” är bra ur företagets perspektiv. Fördelarna, även för stora företag, är uppenbara – särskilt i tider med ständigt stigande hyror: huvudkontor behöver inte bygga nytt eller hyra in extra lokaler även när orderingången är god. Filialer kan i vissa fall helt sparas in, och erfarna medarbetare som på grund av en tillfällig skada inte kan komma till kontoret kan ändå fortsätta vara en meningsfull del av verksamheten.
Även för anställda finns det många fördelar: Förutom de små friheterna med en arbetsdag vid det egna skrivbordet och den tid och de kostnader man sparar när arbetsresan försvinner, kan yrkesarbetande föräldrar ta hand om ett sjukt barn eller en familjemedlem som plötsligt behöver omsorg. Det behöver inte heller längre nödvändigtvis kosta en semesterdag om hantverkare eller sotaren aviserar sitt besök eller bilen måste till verkstaden. För att inte tala om de positiva effekterna av att slippa den dagliga arbetsresan…
Efter några år med videokonferenser i stället för mötesrum, meteravstånd i stället för rusningstrafik på väg till jobbet och tofflor i stället för finskor har man dock samlat på sig en del erfarenheter. Nämligen att Home Office bara innebär en förbättring under vissa omständigheter. Helt bortsett från lagkänslan, som Marissa Mayer satte i första rummet i sina överväganden: Det finns mycket som kan gå fel i Home Office om man inte är uppmärksam.
ALLT BEROR PÅ OMSTÄNDIGHETERNA
Det beror förstås helt på vilket yrke som ska utövas hemifrån, hur ”farligt” Home Office kan vara. Dessutom är det en enorm skillnad om arbetet på Home Office-basis ska komplettera en i grunden strukturerad kontorsvardag några dagar i veckan, eller om en permanent distansarbetande medarbetare regelbundet integreras i verksamheten via videokonferens. Det är en helt annan sak om en egenföretagare eller frilansare måste sköta allt från bokföring till produktion inom hemmets fyra väggar.
Första punkten: Människan på kontorsstolen
För att hitta en lämplig ordning på de punkter som är värda att uppmärksamma får vi undantagsvis tillåta oss ett egocentriskt perspektiv. För det första och största problemet sitter på kontorsstolen själv: den arbetande människan. Hur många olika distraktioner finns det inte inom hemmets fyra väggar, bokstavligen närmare till hands än i kontorsbyggnaden. Det börjar med de trevliga sakerna, som den aktuella boken, som ser så mycket mer lockande ut på soffbordet än bokslutet på skrivbordet. Eller den sprillans nya kameradrönaren, som är så mycket roligare att styra med smartphonen än att få liv i deklarationen med miniräknaren.
Bortsett från det kan till och med hushållsarbetet visa sig vara en möjlig störningsfaktor. Det framstår – nyckelord ”deklaration” – plötsligt som jämförelsevis mer lockande. De flesta känner igen det från skol- eller studenttiden: De renaste rummen hade alltid de som egentligen behövde plugga till de viktigaste läxorna eller proven. Och till sist lockar också de små distraktionerna från det stora arbetet, som man gärna går på: den korta artikeln i livsstilsmagasinet, det spontana småpratet med grannen eller den ändlösa utflykten in i privata internetvärldar. Universalmedlet mot detta: koncentration och disciplin.
Då hjälper det till exempel mycket att sätta upp en bestämd ram för sig själv. Sätt upp ett tydligt definierat arbetsmål att nå före arbetsdagens slut och håll det i sikte. Viktigt är att inte ta sig vatten över huvudet och att sätta upp genomförbara ”landmärken”. Annars hotar frustration på kort sikt och utbrändhet på lång sikt. Kom överens med dig själv om regelbundna pauser, en tid för arbetsstart och en tid för arbetsdagens slut – och, ännu viktigare, håll dig till det.
Andra punkten: Kontorsstolen, skrivbordet och pappersarbetet
Liksom på kontoret gäller ergonomiska standarder även på hemmakontoret. Naturligtvis inbjuder hemmiljön till att i arbetsrummet framhäva några arvegods eller favoritföremål i lite mysigare belysning. Men eftersom åtta timmar på en gammal trästol inte nödvändigtvis blir bekvämare bara för att den ärvd från tidigare generationer, och ett för högt designbord helt enkelt förblir ett för högt bord, bör en höj- och sänkbar kontorsstol och ett justerbart skrivbord utgöra kärnan i hemmets arbetshörna. När det gäller stilen behöver man numera bara göra få kompromisser; lounge- eller living-kollektionerna av kontorsstolar i fackhandeln ser numera mindre ut som funktionsmöbler och mer som ganska stilfull klubb- eller till och med vardagsrumsinredning.
Tänk även vid placeringen av skrivbordet mindre på extravagans och mer på bra belysning. Bordet bör stå i 90 graders vinkel mot ett fönster; huvudljuset utifrån ska falla från sidan på skärmen så att reflexer i möjligaste mån undviks. Snåla inte heller med en lämplig jalusi som kan reglera ljusförhållandena i rummet på bästa sätt – även om gardiner säkert ser mysigare ut.
När du väljer din kontorsstol är det bäst att förlita dig på rådgivning från en fackhandlare – stolen bör åtminstone vara höjdjusterbar och kunna ställas in så att fotsulor, sits och armbågar kan vara parallella med varandra. Bordsskivan på arbetsytan bör helst kunna lutas, men i alla fall vara höjdjusterbar. För närvarande anses 72 centimeter vara en tillräcklig höjd, arbetsytan bör vara ungefär en och en halv meter gånger 80 centimeter. Placera skrivare, skanner och backuplösningar på ett separat ”teknik”-bord.
Tredje punkt: Rätt teknik på arbetsplatsen
Den nästa imaginära cirkeln runt arbetsplatsen hemma omfattar dator, skrivare, router och telefon. En trådlös internetanslutning och motsvarande slutenheter är numera standard. Beroende på om det handlar om en egenföretagare som arbetar hemifrån eller en anställd rekommenderas även en egen telefonlinje till hemmakontoret, så att man har en separat linje för jobbsamtal. Särskilt om det finns tonåringar i huset som just upptäcker telekommunikationens glädjeämnen tillsammans med kompisarna är många vägar till det världsomspännande (telefon-)nätet en fördel. Även här bör man – precis som på kontoret – förlita sig på professionella standarder.
Välj därför framför allt när det gäller skärmen en professionell modell som helt uppfyller aktuella standarder för kontrast, ljusstyrka och upplösning. Även när det gäller belysning bör du kompromissa så lite som möjligt: arbetsljus ska vara starkt, men inte bländande – det är tumregeln. Undvik reflexer och bländning och investera i en bra skrivbordslampa. Placera skärmen 50 till 70 centimeter från ögonen. Tänk på en professionell backuplösning och bespara dig känslan av att ha förlorat värdefulla data och filer på grund av ett hårddiskfel.
Tänk på ergonomi snarare än design när du väljer tangentbord och mus. Snåla inte med förvaringsutrymme i arbetsrummet, så att dina arbetsunderlag inte behöver lämna hemmakontoret och alltid finns nära till hands. Ta reda på vilka standarder din arbetsgivare har när det gäller ”dataskydd”; se dessutom till att du har rätt försäkring. Kort sagt: Är du försäkrad om du bryter benet på vägen tillbaka till skrivbordet från skrivaren?
Fjärde punkten: Ett eget rum, eller åtminstone en fredad zon
Kontorsstol, bord, dator och all kringutrustning bör helst stå i ett eget rum. Den största fördelen med ett arbetsrum är en egen dörr. Den kan bli ett viktigt kommunikationsmedel i hushållet – mer om det senare. Ett eget rum garanterar framför allt lugn och ro för arbete och telefonsamtal i ett hushåll med flera personer. Även om bara en person bor i hushållet är ett eget arbetsrum meningsfullt: extrarummet blir en arbetsplats som tydligt är avskild från resten av bostaden. Den tydligaste fördelen: arbete är arbete och privatliv är privatliv – den som ser skrivbordet från soffan kan inte koppla av ordentligt.
Även om du inte har ett eget rum för hemmakontoret kan du skapa en viss avgränsning mot privatlivet med en rumsavdelare eller en skiljevägg . Om du kan avvara ett helt rum för ditt arbete, se då till att det förblir opåverkat av privatlivets följder. Kort sagt: samlingen av vinylskivor, böcker, CD- eller DVD-skivor får gärna stå i hyllan, så länge det fortfarande finns tillräckligt med plats för arbetsmaterial.
Avstå ändå inte från en personlig prägel: den som gärna går till jobbet – även om det är inom hemmets fyra väggar – är lyckligare i längden. Funktion går visserligen före stil, men med lite eftertanke går det säkert att hitta en bra kompromiss mellan praktiskt och trivsamt. Enligt experter är den optimala rumstemperaturen 22 grader Celsius och den genomsnittliga luftfuktigheten 50 procent – här kan växter hjälpa till.
Femte punkten: Att följa regler i hushåll med flera personer
Början på varje planering av hemmakontoret är ett litet familjemöte: Vad betyder en stängd dörr, en dörr på glänt och en dörr som står vidöppen? Eller alternativt: Får barnen överhuvudtaget komma in på kontoret under förmiddagen, under vilka förutsättningar får de komma in på eftermiddagen och vad är tecknet för ”Bara om det gäller liv och död!”. Erfarenhetsmässigt är det för övrigt den egna partnern som oftast skapar flest problem med privatlivet för den som arbetar hemifrån. Den som sköter hemmet tänker förstås framför allt praktiskt när den arbetande partnern får i uppgift att hänga tvätt medan barnen hämtas. Men om det dessutom tillkommer gräsklippning, inköp och dammsugning är arbetsdagen plötsligt inte längre åtta timmar, utan bara fem eller sex.
Skapa tydliga ramar redan från början: Bestäm dina arbetstider glasklart och dra en tydlig gräns mellan ditt arbete och privatlivet. Självklart kan du dra nytta av att arbetet är nära privatlivet och använda lunchpausen till hushållssysslor som du annars inte hade haft tid med. Så snart privatlivet påverkar din närvaro i arbetet är principen ”Home Office” i fara eller har redan misslyckats. Prata om detta med din partner, och gör det med full tydlighet. Den som tittar runt lite på internet hittar mängder av berättelser om hur arbetet i Home Office leder till stora turbulenser i relationen.
Det största problemet uppges vara föreställningen att den partner som arbetar hemifrån i princip alltid är ledig och därför också måste ta på sig mer av hushållsarbetet. Prata öppet om detta ämne och kom överens om att arbetet i Home Office ska vara lika bindande reglerat som arbetet i en kontorsbyggnad.
Sammanfattningsvis kan man konstatera att arbetet i Home Office kan vara fullt av fallgropar. Men om de tas på allvar och hanteras med hjärta och förnuft är principen ”Home Office” definitivt något som ger ökad livskvalitet.