Hemmakontor: hemma på kontoret i stället för kontor hemma

Rätt utformat kan hemmakontor vara ett steg framåt

Vissa ser det skeptiskt som en inbjudan till Dolce Vita under arbetstid, andra hyllar det som en revolution i arbetslivet som utlovar högre livskvalitet. Hur man än ser på saken har hemmakontor förändrat arbetsvardagen. Det är modern kommunikationsteknik som har gjort professionellt arbete inom hemmets fyra väggar möjligt. Smartphones, surfplattor, det ständigt närvarande molnet och snabba internetuppkopplingar har gjort fysisk närvaro på arbetsplatsen åtminstone delvis onödig. Men vad gör man när frågan om hemmakontor – eller, med ett äldre uttryck, ”distansarbete” – kommer på tal?

Att smidigt integrera arbetet i vardagen hemma och samtidigt fortsätta arbeta mot yrkesmålen med högsta produktivitet? Om dessa fördelar faktiskt kan uppnås i arbetssammanhang beror på flera olika faktorer. Men vilka erfarenheter kan man egentligen luta sig mot?

För- och nackdelar: fallgropar och möjligheter i vardagen med hemarbete

Väg för och emot! Det är det första och viktigaste rådet i jakten på den rätta lösningen för den individuella arbetssituationen. För alla typer är arbete hemifrån inte den bästa lösningen. Den som bestämmer sig för det bör framför allt ha en rejäl portion självdisciplin: hushållsarbete, barnen och spontana besök från vänner är bara några av de många stora och små distraktioner som lurar överallt.

Det krävs ett mycket sunt pliktmedvetande för att till exempel säga till kära vänner att deras besök infaller under ordinarie arbetstid, när de står utanför dörren med en kaka i korgen och vill överraska den nyblivna hemarbetaren i all välmening. Situationer som i en kontorsbyggnad skulle framstå som helt otänkbara måste plötsligt försvaras i rum som normalt är avsedda för privat bruk. Även den som tror att barnuppfostran och arbetsvardag utan vidare går att kombinera får ofta tänka om. Att arbeta hemifrån kan dock också innebära många fördelar.

De är egentligen uppenbara: inget mer jobbigt pendlande, inga mer tids- och nervkrävande bilköer efter jobbet, inga tågföreningar, fullpackade tunnelbanor eller igenfrusna billås på vintern. Åtminstone inga sådana som redan före arbetsdagens början höjer stressnivån och förstör dagen från start, särskilt för dem som ändå inte tycker att morgonen är dagens bästa stund.

Nyckelordet är biorytm: Människans inre klocka tickar bevisligen olika. Medan en ”nattuggla” har lättare för att arbeta på kvällen, hamnar en ”early bird” i en svacka vid den tiden – men kommer i stället i gång mycket effektivare under arbetsdagens början. Även de tidskrävande inslagen på kontoret, alla onödiga ritualer och artighetssamtal i korridoren, försvinner. Kort sagt: När det ska arbetas, då arbetar man. Påtvingat sista minuten-arbete från den kaotiska kollegan bredvid är lika otänkbart hemma som alla former av dresscode. Oavsett om du sitter i strumplästen eller mjukisbyxor: Laptopen vid fönstret kräver ingen slips. Pauserna behöver heller inte tillbringas på en kall betonggård med en tunn kopp automatkaffe, utan kan användas till trädgårdsarbete, matlagning, jogging eller landsvägscykling – även tandläkarbesök, halvårliga däckbyten eller frisörbesök får plats under lunchpausen och kostar varken semesterdagar eller intjänad övertid. Och den största fördelen sist men inte minst: Home Office är tänkbart i varje hem.

Konkreta överväganden

Då uppstår frågan om det praktiska genomförandet. Det säger sig självt att inte alla arbetsområden kan flyttas till hemmets trygga vrå. Precis som kirurgen alltid måste operera patienten på plats, måste socialarbetaren även fortsättningsvis vara verksam i skolor eller på ungdomsgårdar. Om läkaren däremot skriver fakturor, beställer läkemedel eller skriver utlåtanden kan detta teoretiskt också göras hemifrån. Detsamma gäller fältassistenten, som kan skriva sina rapporter hemma. Inom kreativa yrken – kommunikationsdesign, arkitektur, författare eller fotografer – eller tekniska yrken (systemadministration, programmering) kan nästan allt skötas hemifrån, bortsett från detaljer eller möten som inte lämpar sig för videokonferens. I samtliga fall är dock en internetuppkoppling den tekniska grunden för arbetet, och ju snabbare – desto bättre.

Home office – så fungerar det i praktiken

Internetanslutning, teknik och lite grundläggande IT-kunskap

Den här grunden för nästan allt kontorsarbete hemma har i dag egentligen alla hemma: en router som förser huset med internetanslutning. Själva enheten kommer oftast från telekomleverantören och har anslutningar för nätverkskablar samt antenner för trådlösa hemnätverk, även kallat wifi. På ena sidan av routern finns hemnätverket, som antingen direkt eller via en switch är anslutet till en eller flera datorer. På den andra sidan ger en bredbandsanslutning till internet (DSL, VDSL) snabb ned- och uppladdning av data samt kommunikation med stordatorn på företaget, som i sin tur är ansluten till internet. Vad måste enheterna i home office åtminstone kunna?

Roland Karl är ägare till Münchner TraininX Computer-Service GmbH och ger dagligen råd till både företag och privatpersoner i alla möjliga IT-frågor. Även ämnet ”home office” kommer regelbundet upp hos honom. I sin butik i Obersendling tar han sig tid att reda ut grunderna. ”Vilken utrustning som behövs beror helt på vilken typ av arbete som ska utföras”, säger han direkt inledningsvis. ”Då måste jag först fråga mig vilken typ av data jag har att göra med”, fortsätter Karl. Om det handlar om Word- eller Excel-filer måste dessa program naturligtvis fungera på den egna stationära datorn eller den bärbara datorn hemma. För att spara dokument eller data via internet på en server som kollegorna på företaget kan komma åt räcker i princip vilken vanlig dator som helst. Han pekar på de olika datorerna och bärbara datorerna i utställningslokalen: ”Precis allt som står här räcker gott och väl för det.”

Ofta arbetar företag också med en databas som ligger på företagets server. Frilansaren eller den som jobbar hemifrån ansluter till servern hemifrån. ”Då öppnar man bara ett redigeringsformulär och ändrar enskilda data direkt på servern.” Måtten på detta formulär, som oftast visas i webbläsaren, bestäms dock av servern och är i det här fallet den avgörande storleken. ”Det är viktigt att skärmen hemma har den upplösning som krävs och kan visa formuläret i sin helhet.” För sådant databasarbete behövs knappt någon beräkningskraft – det är serveroperatörens sak, eftersom själva beräkningarna sker på servern. ”Strängt taget räcker det hemma med en passande skärm, mus och tangentbord samt en minidator”, säger Karl och pekar på en plastlåda – knappt större än ett cigarettpaket. Där finns tillräckligt med kraft för att driva ett hemmakontor.

Betydligt kraftfullare utrustning behövs till exempel för arkitekter som arbetar med ett CAD-program. ”Sådana program kräver oftast mycket beräkningskraft”, säger Karl. Servern på arkitektkontoret behöver däremot bara ha tillräcklig kapacitet för att kunna lagra de bearbetade filerna.

Inredning: rätt val av rum

Mellan en dator stor som ett cigarettpaket, skärm och mus i enklaste fall och en lösning med tre datorer inklusive nätverksenhet och nätverksskrivare finns flera olika möjligheter när det gäller platsbehov. Lycklig är den som i sitt eget hem har ett extra rum som kan inredas som arbetsrum. Experter är överens om att mycket kan bli rätt och mycket kan bli fel när man väljer arbetsplats. Arbetsrummet bör till exempel varken vara en fönsterlös kammare mot innergården eller ett välbesökt genomgångsrum som hela familjen använder för någon aktivitet. I idealfallet bör hemmakontoret vara ljust och välventilerat, varken för stort eller för litet – och det får gärna ha en mysigare känsla än genomsnittskontoret i företagskomplexet.

Alla har dock inte möjlighet att avvara ett eget rum för arbete. Den som bor i en två- eller trerumslägenhet kan eventuellt även integrera sitt kontor i befintliga rum. Men se upp! Ett mörkt hörn med hyllor till höger och vänster, kabeltrassel på arbetsytan och en ranglig träpall framför är lika hämmande för arbetslusten som en arbetsplats i köket som måste monteras upp och ner varje gång. Skrivbordet bör alltid vara lättillgängligt – även utan att du först måste diska eller bära undan symaskinen till förrådet. ”Ska man göra det, ska man göra det ordentligt” är mottot för integrerade arbetslösningar. Lyckligtvis finns det numera gott om innovativa möbler som har utformats just för detta ändamål. De hjälper till att till exempel förvandla den outnyttjade väggytan under takfönstret till en behagligt upplyst arbetsplats: moderna sekretärer som man helt enkelt fäller ihop efter arbetsdagens slut och som har integrerade kabelkanaler och LED-belysning med dagsljus . Med lite fantasi och några flaskor möbelpolish går det förstås också att förvandla mormors gamla köksbord till en stilfull arbetsmöbel.

Ju mindre plats det finns, desto mer kreativ måste arbetslösningen för hemmet vara. Den som har svårt att integrera en lämplig arbetsyta i bostaden bör ta kontakt med en inredningsarkitekt – eller med erfarna bekanta som redan har inrett en och annan bostad. Ofta är det bara ett litet knep på en helt annan plats i rummet som skapar så mycket utrymme att ett riktigt hemmakontor får plats. Ett kardinalfel lurar dock redan i början: Om skrivbordet ska byggas in i sovrummet måste det absolut avskiljas visuellt från sovdelen. Vem vill somna med nästa dags arbete framför ögonen – eller till och med behöva vadar genom en pappershög av lösa lappar runt omkring?

Val av möbler

Från moderna sekretärer som efter arbetsdagens slut ser ut som en designhylla på väggen till det klassiska skrivbordet med höj- och sänkbar bordsskiva: möbelindustrin erbjuder rätt lösningar för nästan alla behov. Medan i princip allt kan fungera som bord, så länge det har en skiva och tillräckligt med plats för en laptop ovanpå, kanske en skrivare bredvid och massor av kablar undertill, gäller det att titta lite extra noga på stolen – om inte annat för ryggens skull – när man ska välja vad man vill placera bakdelen på i åtta till nio timmar om dagen.

Även här erbjuder fackhandeln i stort sett allt, från den höj- och sänkbara chefsstolen till den enkla skrivbordsstolen med justerbart ryggstöd – till och med kontorsstolar vars utseende och funktion är inspirerade av motorsport finns i det breda sortimentet. Det viktigaste är egentligen bara att stolen är bekväm och åtminstone i viss mån kan anpassas efter den som arbetar. En sits som kan vinklas eller ett ryggstöd som följer ryggradens form är definitivt en fördel.

Allt detta låter väldigt tekniskt och såg också ut så förr. Numera har även leverantörer av kontorsmöbler förstått att många medarbetare arbetar hemifrån en eller flera dagar i veckan och därför designat möbler där användningsområdet inte längre är helt uppenbart vid första anblicken. De har visserligen oftast en modern snarare än konservativ design, men smälter ändå väl in i moderna hem.

Belysning

En punkt som enligt många experter är den mest underskattade är belysningen (se även inlägget Belysning på kontoret: ljusa lampor för klara hjärnor). Att bara ställa en gammal skrivbordslampa på arbetsbordet som möjligen är dekorativ men långt ifrån en fackmässig ljuskälla är verkligen inte tillräckligt. De som inreder ett hemmakontor bör tänka på två saker – oavsett om de förvandlar vinden till ett öppet kontor med mondän loungekänsla och flera arbetsplatser eller kompletterar sovrummet med en avskild arbetshörna. För det första bör tillräckligt med naturligt dagsljus falla på arbetsytan och för det andra bör det, beroende på tid på dygnet och ljusinsläpp, finnas tillräckligt med konstgjorda ljuskällor att tända vid behov.

Mer exakt bör arbetsytan stå i nittio graders vinkel mot ett fönster, så att ljuset dagtid faller in på bordsskivan från höger eller vänster. Det konstgjorda ljuset bör komma från flera ljuskällor i taket och fördelas så jämnt som möjligt i rummet. För att säkerställa att ljuset reflekteras jämnt in i de delar av rummet som vetter bort från fönstren bör arbetsmöblernas ytor hållas i en ljus, matt färgton. För att förtydliga: Enstaka spotlightliknande ljuskällor skapar ojämna ljusförhållanden – om de dessutom kommer bakifrån eller framifrån speglas de i skärmen och orsakar reflexer som den som arbetar hela tiden måste undvika. Det leder till felaktig hållning och spänningar – och i slutänden påverkas arbetet negativt. LED-lampor i ljusfärgen ”dagsljus” rekommenderas, och sådana finns numera hos stora möbelvaruhus för under 5 euro. Också rekommenderat: stationära dagsljuslampor med tillräcklig styrka på skrivbordet, så att du har direkt arbetsljus tillgängligt vid dunkla ljusförhållanden.

Tips och tricks

Kvar står frågan om den eländiga kabelhärvan: skrivarkabel, Ethernetkabel, kanske scanner, laddstationer och telefon – alla enheter som behövs i det dagliga arbetet har den dåliga vanan att sitta fast i en sladd. Deras kablar tenderar att samlas i tjocka knutar under skrivbordet och långsamt slingra sig runt fötterna. Den som vill skydda sig mot sådana lömska snubbel- och bindningsattacker gör klokt i att skaffa ett kabelhanteringssystem. Det kan vara integrerat i möbeln, men går också att bygga själv utifrån ritningar på internet, till exempel av en skokartong. Som alternativ har även slangar visat sig fungera bra, sådana som normalt används som kabelkanaler under puts. De är billiga, finns att köpa på metervara i byggvaruhus och står inte de ”professionella” kabelsamlarna efter. För att hålla isär USB-kablar har även vanliga klädnypor visat sig praktiska, eftersom de håller fast kabeln vid bordskanten. Pappersklämmor fungerar också och ser dessutom stiliga ut.

Ordning är också halva jobbet på hemmakontoret – ju mindre arbetsplatsen är, desto mer livsviktig blir den för att kunna arbeta fokuserat. Innan många små högar gör letandet efter lappar till en plåga är det bättre att offra några kvadratmeter väggyta för en anslagstavla, där hela röran kan fästas ordentligt med nålar, magneter eller tejp. Det skapar inte bara ordning utan ger också en snabb överblick. Papper från avslutade projekt kan sedan förvaras väl i kartonger, staplas till ett prydligt torn av lådor – och rensas ut regelbundet.

Sist men inte minst får förstås den personliga touchen inte heller komma i skymundan, om den inte redan syns i valet av arbetsmöbler och material. Några penseldrag i favoritfärgen på väggen gör arbetshörnan till en trivsam plats, som dessutom visuellt blir en egen arbetsö. Den gamla tavelramen med en semesterbild eller omslaget till favoritskivan på skrivbordet ger arbetsplatsen ytterligare en personlig prägel – och färska blommor eller en krukväxt hjälper till att stilmässigt anpassa arbetsplatsen till resten av bostaden. Men i hemmakontoret gäller samma sak som i kontorslandskapet: mindre är mer.

Att väga in personliga preferenser

Den som flyttar arbetsplatsen till hemmets lugna vrå behöver inte bara glädja sig åt positiva fördelar. Enligt Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung samlar personer som arbetar hemma på sig ungefär dubbelt så mycket övertid. Medan kollegorna på kontoret kan lämna arbetet bakom sig, suddas gränsen mellan arbete och privatliv ut i hemmakontoret. Den bekväma kontorsstolen verkar nästan bjuda in till merarbete.

För att det inte ska hända krävs en hög grad av självdisciplin. Under ordinarie arbetstid bör distraktioner minimeras, så att fokus kan riktas mot det som nu är viktigast. Den som antar denna utmaning kan samtidigt dra nytta av de ofta nämnda fördelarna:

• lättare att förena arbete och familjeliv
• flexibel planering av arbetstiderna
• tids- och kostnadsbesparing på vägen till kontoret

Fördelar med hemmakontor

För att kunna avgöra om detta mångsidiga spektrum av fördelar faktiskt kan berika den egna arbetsvardagen krävs en blick bakom den teoretiska fasaden. Den som åtminstone på prov bestämmer sig för att flytta arbetet till hemmets lugna vrå får snabbt en känsla för de individuella fördelarna med hemmakontor. Kanske är det en möjlighet att i framtiden kunna utforma åtminstone en del av arbetstiden friare. Den som däremot tvekar inför detta steg får till en början inte uppleva fördelarna med hemmakontor.

Bristande produktivitet i hemmakontoret?

Hur produktiv arbetstiden i hemmakontoret i slutändan blir beror inte bara på en behaglig arbetsmiljö med skrivbord, dator och kontorsstol. Faktum är att många arbetsgivare drar sig för att använda de välkända fördelarna med hemmakontor som utgångspunkt för ett nytt arbetskoncept, eftersom de befarar att de anställdas produktivitet ska minska.

Experter påpekar samtidigt att etablerade rutiner i arbetsvardagen och tydliga mål för den enskilda arbetsdagen väger tyngre än det sociala tryck som försvinner när chefens och kollegornas uppsikt uteblir. Många anställda som lyfter fram fördelarna med hemmakontor anser dessutom att den lugna arbetsmiljön gör att de kan prestera mer. Därför kan det vara värt att åtminstone våga prova denna förändring tillfälligt.