Det delade familjefotoalbumet med syskon, semesterkalendern på avdelningen eller smarttelefoninköpslistan för hela familjen: socialt samarbete, eller socialt företagssamarbete, är vardagen. Till vardags arbetar människor tillsammans i en mängd olika projekt via Internet, både professionellt och privat. Tack vare det allestädes närvarande molnet, snabba internetanslutningar och nästan obegränsade applikationsmöjligheter är detta inte en trend utan snarare framtiden för samarbete.
"Social Collaboration": Programvara för privata projekt, småföretag och större satsningar
För att hålla koll på projektrelaterat nätverkande presenterar vi i en liten serie olika sätt att använda fördelarna med socialt samarbete – oavsett om det är för privata angelägenheter eller för professionella. Efter en grunddel som grovt belyst ämnesområdet och en sekvens om program med vilka privata och mindre företagsprojekt kan genomföras Kontorsstol kan följas, nu en snabb titt på kraftfulla och utbyggbara applikationer som kan vara intressanta för erfarna privata användare eller mindre företag.
Naturligtvis finns det en begränsning redan från början: Om principen om "socialt samarbete" konsekvent implementerades, skulle hela den operativa strukturen behöva inriktas på online, nätverkssamarbete. Programvara som är programmerad för företagets specifika behov skulle vara nödvändig, vilket gör det onödigt att hoppa fram och tillbaka mellan enskilda applikationer. Eller en kraftfull programvara som kan användas för att strukturera ett nybildat företag. En stor fördel med konsekvent socialt samarbete är tidsbesparingar eftersom alla trådar samlas i ett användargränssnitt – som intern kommunikation, redovisning eller schemaläggning av enskilda projekt. Det betyder att det inte går förlorad tid att tänka på var du har sparat, skickat eller arkiverat vilket dokument den här gången.
Även om denna omstrukturering visar sig vara svår för de flesta befintliga företag och, i ögonen på pionjärer inom socialt samarbete, finns det lite värre än en bitvis omlokalisering av enskilda processer – som bara kan ersätta befintliga processer och därför ger små framsteg: Det finns några enskilda nätverksanslutna hjälpare med vilka det digitala livet eller vardagsarbete blir mycket lättare.
Helt enkelt snabbare: datautbyte via webböverföring, samarbete via Dropbox
Så snart data genereras på vilken dator som helst eller med en smartphone, uppstår frågan om hur denna data kommer från enheten. Så länge det bara är ett dokument på några megabyte som behöver flyttas från exempelvis arbetsdatorn till den privata anteckningsboken är lösningen enkel: via e-post, vid behov via WhatsApp eller Apples systemintegrerade datatjänster som AirDrop eller iCloud eller motsvarigheter till andra operativsystem. Saker och ting blir mer intressanta när större mängder data samlas och involverar bilder eller videor, till exempel.
Ett alternativ är Dropbox. Den kostnadsfria filvärdtjänsten lagrar data på en server och fungerar enligt en ganska enkel princip. Enligt symbolen för en låda som sitter runt på Internet, kan användaren lägga så många saker eller data i den som passar. Onlineboxen nås direkt från Internet Skrivbord ut ur. Närmare bestämt, efter registrering, installeras en mapp på enheten, som synkroniseras över Internet med en mapp på Dropbox-servern.
Höjdpunkten: Dropbox fungerar på alla vanliga operativsystem; Det finns en Dropbox-app för mobila enheter. Om du till exempel lägger in en mapp med semesterbilder från din PC i Dropbox kan den ses på alla anslutna enheter – på din smartphone, på din bärbara dator eller på din surfplatta. Om du vill dela semesterbilderna kan mappar också delas – och även om någon inte har programmet installerat kan de se bilderna i webbläsaren med hjälp av länken som skickas. Det är också möjligt att logga in på Dropbox-sajten – så data kan även redigeras eller delas från en tredjepartsenhet. Detta gör det möjligt att redigera dokument tillsammans med flera personer, se bilder eller skicka filmer. Presentationer kan också skapas med Dropbox. Två gigabyte lagringsutrymme ingår för närvarande som kan utökas till max 16 gigabyte med ett bonusprogram. Om du behöver mer lagringsutrymme kan du prenumerera på den professionella versionen för en månadsavgift, som för närvarande erbjuder en terabyte lagringsvolym.
Det finns dock en nackdel. Experter kritiserar upprepade gånger den okrypterade lagringen av data, så att i teorin anställda på företaget "Dropbox Inc" eller underrättelsetjänster skulle ha tillgång till den. Med Dropbox Business erbjuder företaget en krypterad tjänst med vilken team med upp till fem användare kan driva ett konto, har obegränsat lagringsutrymme och kan använda olika affärsfunktioner. Alternativ som fungerar likadant eller nästan identiskt är Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive eller FileSync – två Dropbox-konkurrenter, Box och SpiderOak, har gett sig in i loppet och annonserar i första hand om säker, krypterad lagring av data.
Kom bara ihåg allt: Evernote, Paper eller Notes
Ingen app kommer visserligen att kunna ersätta de små gula papperslapparna, som sedan en tid tillbaka finns i regnbågens alla färger. De sparar tankar, möten och att göra-listor även när batteriet är tomt, datorn är avstängd eller det helt enkelt inte finns tid att skapa kalenderposter för smartphones. Likväl, som i många andra situationer i livet, gäller samma sak: måttet avgör om det är meningsfullt eller nonsens. Alla känner säkert en kollega vars bildskärm praktiskt taget har försvunnit i kaoset av gula papperslappar. När en viss mängd information väl har nåtts blir det förvirrande – det behövs ordning och reda. Resursstarka digitala skeptiker använder då den så kallade bullet journalen, som kan göras från i stort sett vilken anteckningsbok som helst.
Instruktioner för detta finns på Internet, där du självklart också kan hitta många digitala anteckningsappar. Gemensamt för dem alla är en sökfunktion som gör att du snabbt kan söka igenom innehållet i respektive digitala lappar och hitta specifika ämnen – även om de är utspridda på flera olika lappar. Alla som är uppvuxna med papper, lever ett digitalt liv med vilje, men på något sätt fortfarande sörjer den analoga charmen med bärbara datorer bör ta en titt på Paper-appen från "53", som bara finns för iPad och iPhone. Med en penna, en pennformad inmatningsenhet för datorer och handdatorer, kan du rita och måla, men också skapa infografik, integrera foton och "måla" att göra-listor. Pennan, även utvecklad av “53”, känner igen handbollen och förhindrar därmed att något annat än pennspetsen lämnar märken på sedeln. Så att använda det känns ganska organiskt; Skisserna, ritningarna och handskrivna anteckningar kan samlas, sorteras och arkiveras i virtuella anteckningsböcker.
Om du inte värdesätter pennliknande inmatning kan du ta en närmare titt på anteckningsappen som finns på iOS-stödda Apple-enheter, som också kan sorteras i mappliknande "anteckningsböcker". För användare som bara har Apple-enheter är molnsynkronisering intressant, eftersom det gör att till exempel en lapp kan fladdra från iPhone till anteckningsboken på nolltid. Google erbjuder en tvärsystemstjänst som samlar in små anteckningsblock, synkroniserar dem på alla möjliga enheter med alla vanliga system och filtrerar innehåll med den berömda Google-sökfunktionen. Företaget "Moleskine", som har blivit känt för sina bärbara datorer, erbjuder också en app – men den fungerar bara på mobila enheter.
Evernote är en disciplin i sig. Vid första anblicken är mjukvaran, som är tillgänglig för alla möjliga system och enhetstyper, inget annat än ett program för att samla in och spara anteckningar. I likhet med anteckningsprogrammen som är förinstallerade på datorer och smartphones kan alla typer av data samlas in på individuella virtuella anteckningar. Idéer kan spelas in i form av text, illustreras med bilder från appen, att göra-listor kan skapas med små rutor att bocka av och på mobila enheter kan handskrivna anteckningar till och med läggas till med hjälp av pekskärmen. Dessa virtuella klisterlappar, som kan anta mycket långsträckta former beroende på typen och omfattningen av idén, kan sedan sorteras i anteckningsböcker. Gratisversionen kommer med en månatlig uppladdningsvolym; Om du vill ladda upp mer eller använda Evernote för jobbet kan du öka volymen genom att betala månadsvis.
Det som är fantastiskt är sökfunktionen, som till och med kan läsa handskrivna anteckningar och söka i skannade manuskript – förutsatt att du modererar din sökning till en nivå som gränsar till allmänt läsbar. Även i den kostnadsfria grundversionen kan anteckningar delas och redigeras med andra Evernote-användare. Affärsversionen, som enligt Evernotes uttalande för närvarande används av över 20 000 företag, tar ut en månadsavgift per användare och möjliggör, förutom de vanliga gratisfunktionerna, diskussioner i appen och samarbetsarbete med olika affärsverktyg. Med lite fantasi kan fyndiga användare konvertera grundversionen till ett kraftfullt projektledningsprogram.
I slutet av denna del, en grundläggande notering: Denna artikel är endast avsedd att ge en översikt och är inte på något sätt avsedd att ge rekommendationer för köp eller nedladdning. Tillverkarna av respektive mjukvara erbjuder aktuell information om användningen av deras produkt på sina hemsidor - så att den intresserade läsaren själv kan bestämma vilka sociala samarbetsverktyg som är meningsfulla för honom.