Tekniken gör det möjligt: enskilda personer, team och grupper kan idag också arbeta med samma projekt trots att de är åtskilda i tid och rum, vid olika skrivbord. ”Social Collaboration” är samlingsbegreppet för internetbaserat samarbete, medan ”Social Business Collaboration” står för gemensamt uppkopplat samarbete i företagssammanhang. Efter en första artikel som gav en mycket övergripande introduktion till ämnet följer nu i del två några exempel på program som gör det möjligt att följa privata och mindre arbetsrelaterade projekt via globala nätverk.
”Social Collaboration”: programvara för privata användare och mindre arbetsrelaterade uppgifter
Problemet med en sådan här sammanställning är uppenbart direkt: Det finns ingen idealisk lösning för alla tänkbara behov. Visserligen kan det ena programmet uppfylla fler önskemål och det andra färre när det gäller hur enskilda projekt bäst kan följas via internet. För verklig Social Business Collaboration kommer dock programvara som utvecklats särskilt för det enskilda företaget att vara oumbärlig. Företag som bara vill hantera vissa delområden i nätverk bör framför allt titta närmare på de vanliga lösningarna från stora leverantörer. Och privatpersoner som till exempel vill finslipa en födelsedagsinbjudan tillsammans, eller ideellt engagerade som vill fördela vissa delar av föreningsarbetet på fler personer, bör känna till några av de vanligaste applikationerna.
Ett mycket enkelt exempel på hur samarbete kring ett projekt fungerar via internet är den gemensamma inköpslistan. Alla som har ett hushåll att sköta kan med detta enkla exempel på socialt samarbete förstå vad det egentligen handlar om: En tydlig uppgift, nämligen att köpa olika livsmedel och hushållsartiklar, ska kunna utföras av flera personer oberoende av tid och plats. Program som ”Buy Me a Pie” eller ”Our Groceries” har nämligen en avgörande fördel jämfört med den analoga shoppinglistan, eller kort sagt inköpslistan: De är tillgängliga praktiskt taget överallt samtidigt och är tack vare molnintegration alltid uppdaterade.
Till att börja med: Inköpslistor
Låt oss ta följande situation: Katten smyger runt huset tidigt på morgonen med förebrående blick, medan pappans dagliga vredesutbrott från köket tyder på att dottern ännu en gång har ställt tillbaka det tomma mjölkpaketet i kylskåpet. Sonen påpekar syrligt att systern verkar ha en mycket liknande policy när det gäller toalettpapper, och mamman – någon måste ju vara pragmatisk – använder situationen för att se till att skafferiet inte går samma öde till mötes med vinäger, olja och socker som med mjölken och kattmaten. Hon överhör den otrevliga kören av ömsesidiga skuldbelägganden och grinigt jamande och tar i stället fram sin smartphone. Hon skapar en gemensam inköpslista för familjen, delar den med pappan, dottern och sonen och lägger till kattmat, mjölk, toalettpapper, vinäger, olja, socker och bröd till kvällsmaten.
När familjen sedan ger sig av för att klara av dagens sysslor på olika skolor (barnen), på kontoret (pappan) respektive på byrån (mamman), ligger flera bagerier, stormarknader och droghandlar längs de olika vägarna. När mamman tar fram sin smartphone efter jobbet ser hon att hennes man redan på lunchrasten har köpt bröd på bageriet och att dottern har tagit med kattmat och toalettpapper hem från droghandeln: De aktuella punkterna har redan markerats som ”klara”, så mamman behöver bara köpa mjölk, vinäger, olja och socker i den närliggande stormarknaden. Även hon kommer att stryka de avklarade posterna från listan i kassan – och eftersom listan hela tiden uppdateras via en server kommer sonen att mötas av en tom lista när hans fotbollsträning är slut. Naturligtvis bara om familjen inte kommer på något mer där hemma: Det skulle de i teorin snabbt kunna lägga till i listan och till exempel be sonen att göra ett litet stopp vid byggmarknaden för att köpa en ersättning till glödlampan som just gått sönder.
Det här exemplet visar på ett mycket enkelt men grundläggande sätt var styrkorna med social collaboration ligger: En grupp människor som befinner sig på olika platser vid olika tider kan framgångsrikt driva ett gemensamt projekt. De flesta program fungerar på motsvarande sätt – enligt grundprincipen bakom sådana inköpslisteappar. Oavsett om de körs på en PC, en Android-telefon eller en iOS-driven surfplatta eller har några extra funktioner som till exempel gör det möjligt för användarna att underhålla databaser, redigera dokument eller samla medier. För övrigt fungerar även digitala att-göra-listor enligt inköpslisteprincipen. De är ofta utökade med några fler funktioner.
Lite mer avancerat: att göra-listor
Principen känner alla till som någon gång har kämpat sig igenom ett längre projekt: En lista där man redan från början med hjärta och hjärna har lagt fast en tydlig plan kan göra små underverk för ett konsekvent genomförande. Det inledande planeringsarbetet är gjort, och från och med nu är huvudet fritt för att målmedvetet beta av punkterna en efter en. ”Wunderlist” är en sådan liten nyttig hjälpreda.
”Todoist”, ”Taasky”, ”Google Keep” eller ”Any.do” är andra. Beroende på app har listorna, utöver den obligatoriska möjligheten att skapa listor tillsammans eller bocka av enskilda punkter som ”klara”, hjälpsamma extrafunktioner som platsbaserade påminnelser. Om man till exempel anger bageriets adress vid punkten ”köpa bröd”, utlöses en påminnelse så snart smarttelefonens ägare lokaliseras i närheten av det bageriet. Alternativt kan man ange en viss tidpunkt, tilldela särskilda uppgifter till enskilda medanvändare eller lägga till bilagor till enskilda punkter, till exempel vägbeskrivningar eller recept.
Observera: De nämnda programvarornas produktnamn ska verkligen förstås som exempel och inte som rekommendationer. Med tanke på det enorma utbudet av användbara program är det i det närmaste omöjligt att ge konkreta tips. Det lönar sig att jämföra detaljerna och själv ta reda på vilken app eller vilket program som bäst motsvarar de personliga behoven. Ett annat urvalskriterium kan vara för vilka plattformar programvaran erbjuds: Om olika plattformar används i hushållet, föreningen eller företaget, är det klokt att hitta en gemensam nämnare – ett program som till exempel finns för Android, Windows, Mac och iOS. Det kan också vara praktiskt om programmet inte bara fungerar på mobilen utan även på PC eller Mac – då går det att komma åt verktyget för socialt samarbete både från kontorsstolen på företaget och från smarttelefonen under tågresan eller från surfplattan hemma i vardagsrummet.
För avancerade användare: projektledning
Detsamma gäller i ännu högre grad för nästa nivå: projektledning. Program som gör det möjligt att planera och vid behov även genomföra mer komplexa processer bör kunna köras parallellt på så många enheter som möjligt. Med projektledningsprogram som veteranen ”Things” för Mac kan man skapa många olika att-göra-listor, samla dem i mappar och sortera dem efter olika parametrar – men den här programvaran finns bara för Apple-produkter. Den hanterar administration och kategorisering av många olika typer av listor och håller dem synkroniserade på iPhone, iPad, Mac eller Macbook. Förfallodagar och aktuella poster visas i en daglig sammanfattning, och enskilda uppgifter kan tilldelas en prioritet.
Även Microsoft har erbjudit motsvarande programvara i över 30 år: ”Microsoft Project”, som idag självklart också arbetar med molnet. ”Wrike” erbjuder många olika funktioner, med omfattande dokumenthantering och integration av vanliga program. ”Basecamp” är en programvara som fokuserar på fildelning, uppgiftshantering och diskussioner – och naturligtvis på kommunikation. Också värd att titta närmare på och framför allt tillgänglig för alla möjliga plattformar: den globalt framgångsrika ”Wunderlist” för privat bruk erbjuds numera även i en projektledningsversion med många businessfunktioner.