Kontoret med öppen planlösning har fördelar – bättre än ett enkelrum?

Kontoret med öppen planlösning har fördelar som företag kan dra nytta av. Det som är viktigt är en bra anläggning och tydliga regler som möjliggör samarbete. Organisationen på arbetsplatsen samt organisationen på kontoret som plats spelar en viktig roll.

För högt, för mycket distraktion, inte en bra atmosfär (bokstavligen och bildligt): kontor med öppen planlösning är inte populära överallt. Koncentrerat arbete på kontoret – vad kan jag göra? är ofta svårt här, eftersom Skrivbord står tätt tillsammans med grannen som Kontorsstol knarrar, luften är täppt. Ursprungligen var det enda stora kontoret för alla tänkt att främja kommunikationen mellan kollegor och inom teamet. Korta vägar, råd och assistans alltid tillgänglig – det är ädla tankar. Och det öppna kontoret erbjuder faktiskt dessa fördelar. Men för att det verkligen ska fungera måste några saker tas i beaktande. För det första ger det öppna kontoret inte bara fördelar i varje företag, och för det andra beror det på rätt inredning. Tydliga regler måste följas så att alla anställda trivs och kan arbeta produktivt.

• Kontor med öppen planlösning: regler, organisation, strukturer
• Har det öppna kontoret några fördelar? Som?
• Vad talar emot ett kontor med öppen planlösning?
• Slutsats: Tips för kontorsorganisation: Så stort kan ett kontor med öppen planlösning vara

Regler, organisation, strukturer: ett kontor med många arbetsstationer räcker inte

Små förändringar gör ofta arbetet på ett kontor med öppen planlösning mycket trevligare. Arbetsgivaren bör vara särskilt uppmärksam på rumsakustik: ljuddämpande element kan förbättra arbetsatmosfären enormt. Den Kontorsorganisation är anpassad med tips och tricks: Bullriga enheter som skrivare och skannrar samt kopiatorer hör inte hemma på kontoret, utan i hallen eller i ett närliggande rum. Om det blir för högt finns det flera alternativ:

• Ett tyst rum säkerställer att enskilda anställda kan dra sig tillbaka till arbetet ostört.
• Öronproppar kan hjälpa till att blockera irriterande nycklar. Men alla människor klarar inte av "skjutpropparna" eftersom deras egna kroppsljud också är irriterande.
• Hörlurar och ett grundläggande urval av lugn musik utan text blockerar irriterande ljud och kan främja koncentrationen.
• Flextid gör att kontoret kan bli lite tommare vid vissa tidpunkter och hemmakontoret är också ett sätt att lätta på stora kontorsytor, åtminstone dagligen.

REGLER FÖR STORA KONTOR

Tydliga överenskommelser mellan anställda förhindrar friktion (Regler för öppen planlösning): Avtal kring rumstemperatur och ventilation är lika viktigt som tydliga föreskrifter kring högljudda telefonsamtal, ätande på jobbet med mera. Ett öppet kontor med regler fungerar, men hoppet om ömsesidig hänsyn fungerar inte.

ALLA ARBETA PÅ SAMMA KONTOR – PÅ SIN EGEN ARBETSPLATS

I ett kontor med öppen planlösning sitter alla i ett rum, men det ska fortfarande finnas egna skrivbord. De enskilda borden och arbetsstationerna måste möjliggöra individuell kontorsorganisation. För alla jobbar lite olika, behöver sin egen ordning på arbetsplatsen och använder ett arkivsystem som skiljer sig från andra när de organiserar sitt kontor. Och det är också viktigt idag, för allt är inte 100% digitalt. Det finns fortfarande handlingar som ska hanteras, anteckningar som ska tas, behövs kaffemuggar och liknande.

Vem som har sin arbetsplats var ska väljas ut utifrån sina behov. Bord och stolar kan bli oorganiserade om en anställd behöver en annan arbetsplats. Om du lätt fryser bör du helst inte sitta i draget framför dörren, utan snarare närmare värmaren. Människor som ofta låter blicken vandra i fjärran när de tänker och behöver denna korta paus för hjärnan ska kunna titta ut genom fönstret från sin arbetsplats. Men om du vill undvika alla distraktioner bör du hitta en plats i ett lugnt hörn. På kontoret fungerar organisationen av enskilda arbetsplatser, tilldelningen och eventuella förändringar bara om alla pratar med varandra och uppträder med respekt och uppskattning mot varandra.

Möblerna är ett helt annat ämne. Kontoret ska vara funktionellt och kostnadseffektivt, ingen fråga. men detta får inte ske på bekostnad av anställda och deras hälsa. Ergonomiska stolar och bord, kanske till och med några valfria ståbord, för alla arbetsytor och sittplatser till önskad höjd. Den Kontorsmöbler ska vara justerbar i höjdled, och självklart ska den elektroniska utrustningen också vara egonomisk. Beroende på din personliga anatomi och arbetssätt kan vanliga möss på datorer orsaka tendinit och tennisarmbåge, och tangentbord kan orsaka dålig hållning och ryggsmärtor. En trevlig och ergonomiskt utformad arbetsplats för varje anställd på ett kontor med öppen planlösning har bara fördelar och säkerställer en trevligare atmosfär.

Har det öppna kontoret några fördelar? Vilket

Inte alla företag drar nytta av ett kontor med öppen planlösning. Det är till exempel lite meningsfullt när människor arbetar med stor koncentration på sina egna projekt och är ganska oberoende av sina kollegor. Men så är det sällan. För det mesta måste de anställda i ett projekt kommunicera med varandra och samarbeta på ett eller annat sätt.

Så exakt var har det öppna kontoret fördelar? Den bättre kommunikationen genom kollegornas fysiska närhet har redan nämnts. Andra kontorsfördelar med öppen planlösning inkluderar:

• Bättre utbyte av idéer: Lagarbete sker inte bara snabbare, utan också mer intensivt.
• Mer kreativitet: När man arbetar tillsammans tas idéer ibland upp och vidareutvecklas av kollegor.
• Mer motivation: Det är lättare att tänka och arbeta tillsammans, och folk gillar att bli påverkade av sitt humör.
• Mer sammanhållning: Lag drar ihop sig och är mer benägna att arbeta tillsammans när alla är i samma rum och det finns fysisk närhet.
• Effektivitet: Du kan också planera ett möte för att utbyta idéer och ordna möten för utbytet via telefonsamtal, chatt eller e-post. Det går snabbare och enklare om alla bara kan sitta i ett rum och prata med varandra när som helst.
• Bättre flexibilitet: Organisation på kontoret är mer ekonomiskt om det öppna kontoret rymmer många anställda. Från säkerhet till kommunikation till delade resurser, det öppna kontoret har fördelar.
• Mindre kostnader: Kostnaden för att designa kontorslokalen är lägre med ett kontor med öppen planlösning.

Det öppna kontoret har inte bara fördelar: Vad talar emot ett öppet kontor?

Att hålla ordning på kontoret borde vara lättare för anställda om de delar utrymmet med andra. Men så är det inte, och framför allt främjar påtvingad närhet ofta konflikter. Eftersom alla har olika idéer om hur man håller ordning på kontoret. Andra nackdelar är:

• Lite avskildhet: Det har redan nämnts: Det finns ingen integritet i ett kontor med öppen planlösning. Från organisationen på jobbet till lukten av örtte till telefonsamtalet från din dotters skola, allt är offentligt. Enligt psykologer leder detta till ökad aggressivitet.
• Fallande produktivitet: Om alla klickar på datorns tangentbord samtidigt kommer ett samtal hit och dit, luftkonditioneringen spinner, en kollega hasar fötterna under bordet och någon annan nynnar medan han jobbar, produktiviteten sjunker. Distraktion orsakas inte bara av den höga ljudnivån, utan också av rörelser i rummet, dofter och temperaturer. Detta är helt naturligt och har ingenting med "känslighet" att göra.
• Mindre arbetsglädje: När aggression kommer, stiger stressnivån och konfliktpotentialen måste ständigt hanteras, detta har en negativ inverkan på hälsan och motivationen hos de anställda. Men psyket lider också, jobbet upplevs som stressigt och det roliga minskar. Och som ett resultat blir arbetsatmosfären lidande, vilket ytterligare minskar tillfredsställelsen.
• Dålig luft och dåligt ljus: Luftkonditioneringssystem reglerar rumstemperaturen, men inte efter individuella behov. Dessutom är luften från systemet, som ofta är för torr och luktar unket, svårare att tolerera. Dessutom finns det artificiellt ljus, som inte kan ersätta dagsljus på något sätt. Båda kan leda till obehag och till och med hälsoproblem.
• Fler sjukdomsfall: Studier har funnit att 90 % av de som arbetar på kontor med öppen planlösning rapporterar negativa hälsoeffekter. På kontor med öppen planlösning är de anställda oftare frånvarande på grund av sjukdom och fler är frånvarande. Enligt undersökningar har 50 % av personerna på enskilda kontor inte blivit sjuka alls under det senaste året; i tvårumskontor var siffran 38 % och i öppen planlösning endast 30 %. Speciellt influensavirus sprids snabbt.

Slutsats: Tips för kontorsorganisation: så här stort kan ett kontor med öppen planlösning vara

Det finns ingen exakt storlek och ingen kan ännu dra en tydlig gräns. Sjuksiffrorna som nämnts ovan tyder redan på att allt över 5 personer kan vara problematiskt – men behöver inte vara det. Kanske ligger lösningen inte i det maximala antalet personer som ska arbeta på ett kontor med öppen planlösning, utan i de alternativ som finns. Om företag erbjuder kontor med öppen planlösning men samtidigt tillåter hemmakontor, inrätta tysta ytor och rum med individuella arbetsplatser och göra om kontoret till flextid kan det vara en lösning.

Medarbetarna kan sedan välja, beroende på sina behov, om de för närvarande behöver kommunicera med kollegor eller föredrar att arbeta hemma med sin egen kontorsorganisation och arkivsystem. De sannolikt täta byten av plats ställer dock höga krav på ordning och reda på arbetsplatsen.