Kontorslandskapet har fördelar – bättre än ett enskilt rum?

Stora kontorslandskap har fördelar som företag kan dra nytta av. Viktigt är en bra inredning samt tydliga regler som gör samarbetet möjligt. Både organiseringen av den enskilda arbetsplatsen och planeringen av kontoret som lokal spelar en viktig roll.

För högljutt, för mycket distraktion, dåligt klimat (både bokstavligt och bildligt): öppna kontorslandskap är inte populära överallt. Koncentrerat arbete på kontoret – vad kan jag göra? är ofta svårt här, eftersom skrivbordet står tätt intill grannens, kontorsstolen knarrar och luften känns instängd. Ursprungligen var tanken att ett stort kontor för alla skulle främja kommunikationen mellan kollegor och i teamet. Korta avstånd, hjälp och stöd alltid nära till hands – det är högt ställda ideal. Och dessa fördelar ger det öppna kontorslandskapet faktiskt. Men för att det verkligen ska fungera måste man tänka på en hel del. För det första innebär öppna kontorslandskap inte bara fördelar i varje verksamhet, och för det andra beror mycket på rätt inredning. Tydliga regler måste följas så att alla medarbetare ska trivas och kunna arbeta produktivt.

• Öppet kontorslandskap: regler, organisation, strukturer
• Har öppna kontorslandskap fördelar? Vilka?
• Vad talar emot ett öppet kontorslandskap?
• Slutsats: tips för kontorsorganisation – så stort får ett öppet kontorslandskap vara

Regler, organisation, strukturer: ett kontor med många arbetsplatser räcker inte

Små förändringar gör ofta arbetet i ett öppet kontorslandskap mycket behagligare. Från arbetsgivarens sida bör man lägga särskild vikt vid rummets akustik: ljudabsorberande element kan förbättra arbetsmiljön enormt.  Kontorsorganisationen anpassas med tips och knep: apparater som låter mycket, som skrivare, skannrar och kopiatorer, hör inte hemma på kontoret utan i korridoren eller i ett angränsande rum. Om det ändå blir för högljutt finns det flera möjligheter:

• Ett tyst rum gör att enskilda medarbetare kan dra sig undan för ostört arbete.
• Öronproppar kan hjälpa till att stänga ute irriterande tangentbordsknatter. Men alla trivs inte med "öronproppar", eftersom även de egna kroppsljuden kan upplevas som störande.
• Hörlurar och ett grundutbud av lugn musik utan sång kan skärma av störande ljud och främja koncentrationen.
• Flextid gör att kontoret är lite tommare vissa tider, och även Home Office är ett sätt att åtminstone vissa dagar avlasta stora kontorsytor.

REGLER FÖR ÖPPET KONTORSLANDSKAP

Tydliga överenskommelser mellan medarbetarna förebygger friktion (regler för öppet kontorslandskap ): Överenskommelser om rumstemperatur och ventilation hör lika mycket till som tydliga regler för högljudda telefonsamtal, mat vid arbetsplatsen och mer. Ett kontorslandskap med regler fungerar, men hoppet om ömsesidig hänsyn gör det oftast inte.

ALLA ARBETAR I SAMMA KONTOR – PÅ SIN EGEN ARBETSPLATS

I ett kontorslandskap sitter visserligen alla i samma rum, men det bör ändå finnas egna skrivbord. De enskilda borden och arbetsplatserna måste möjliggöra en individuell kontorsorganisation. Alla arbetar nämligen lite olika, behöver sin egen ordning på arbetsplatsen och använder ett arkiveringssystem i sin kontorsorganisation som skiljer sig från andras. Och det är viktigt även idag, eftersom långt ifrån allt sker 100 % digitalt. Dokument hanteras fortfarande, anteckningar görs, kaffemuggar behövs och mycket annat.

Vem som har sin arbetsplats var bör avgöras utifrån behov. Bord och stolar kan flyttas om en medarbetare behöver en annan arbetsplats. Den som lätt fryser sitter helst inte i draget vid dörren, utan närmare elementet. Personer som ofta låter blicken vandra i fjärran när de tänker och behöver den här korta pausen för hjärnan, bör kunna se ut genom fönstret från sin arbetsplats. Den som däremot vill undvika all distraktion bör snarare få en plats i ett lugnt hörn. På kontoret fungerar organiseringen av de enskilda arbetsplatserna, fördelningen och eventuella byten dock bara om alla pratar med varandra och bemöter varandra med respekt och uppskattning.

Ett helt annat ämne är möblerna. Kontoret måste vara inrett funktionellt och kostnadseffektivt, utan tvekan. Men det får inte ske på bekostnad av medarbetarna och deras hälsa. Ergonomiska stolar och bord, kanske till och med några ståskrivbord som kan användas vid behov, ger alla arbetsytor och sittplatser rätt höjd.  Kontorsmöbler bör vara höjdjusterbara, och självklart bör även den elektroniska utrustningen vara ergonomisk. Beroende på personlig anatomi och arbetssätt kan standardmöss vid datorn orsaka senskideinflammation och tennisarm, och tangentbord kan leda till hållningsskador och ryggsmärtor. En behaglig och ergonomiskt utformad arbetsplats för varje medarbetare i ett kontorslandskap har bara fördelar och bidrar till en trevligare stämning.

Har kontorslandskap fördelar? Vilka?

Inte alla företag har nytta av ett kontorslandskap. Där människor arbetar mycket koncentrerat med sina egna projekt och är relativt oberoende av sina kollegor, är det till exempel mindre meningsfullt. Men det är sällan fallet. Oftast måste de medarbetare som är involverade i ett projekt kommunicera med varandra och arbeta tillsammans på ett eller annat sätt.

Var exakt har då kontorslandskap sina fördelar? Den bättre kommunikationen tack vare den fysiska närheten till kollegorna har redan nämnts. Fler fördelar med kontorslandskap är:

• Bättre idéutbyte: Teamarbetet går inte bara snabbare, utan blir också mer intensivt.
• Mer kreativitet: När man arbetar tillsammans plockas idéer ofta upp av kollegor och vidareutvecklas.
• Mer motivation: Det är helt enkelt lättare att tänka och arbeta tillsammans, och människor smittas gärna av varandras humör.
• Starkare sammanhållning: Team drar åt samma håll och hjälper varandra mer när alla sitter i samma rum och det finns fysisk närhet.
• Effektivitet: Man kan förstås planera ett möte för idéutbyte och boka tider för avstämning via telefonsamtal, chatt eller e-post. Det går snabbare och är enklare om alla helt enkelt sitter i samma rum och kan prata med varandra när som helst.
• Bättre flexibilitet: Organisationen på kontoret kan skötas mer kostnadseffektivt när ett storrumskontor rymmer många medarbetare. Från säkerhet och kommunikation till gemensamt använda resurser har storrumskontoret sina fördelar.
• Lägre kostnader: Kostnaderna för utformningen av kontorsytan är lägre i ett storrumskontor.

Storrumskontor har inte bara fördelar: Vad talar emot ett storrumskontor?

Att hålla ordning på kontoret borde vara lättare för medarbetare när de delar rummet med andra. Men så är det inte, och framför allt leder den påtvingade närheten ofta till konflikter. Alla har nämligen olika uppfattningar om hur ordning på kontoret ska se ut. Andra nackdelar är:

• Lite privatliv: Det har redan nämnts: I ett storrumskontor finns inget privatliv. Från ordningen på arbetsplatsen och doften av örtte till samtalet från dotterns skola – allt är helt enkelt offentligt. Enligt psykologer leder det till ökad aggressivitet.
• Sjunkande produktivitet: När alla samtidigt smattrar på tangentborden, det ringer här och där, luftkonditioneringen surrar, kollegan skrapar med fötterna under bordet och någon annan går och nynnar medan hen arbetar, sjunker produktiviteten. Det är inte bara den höga ljudnivån som skapar distraktion, utan också rörelser i rummet, dofter och temperaturer. Det är helt naturligt och har inget med "känslighet" att göra.
• Mindre arbetstillfredsställelse: När irritationen kommer, stressnivån stiger och man ständigt måste hantera konfliktrisker påverkar det medarbetarnas hälsa och motivation negativt. Men även psyket påverkas, arbetet upplevs som belastande och arbetsglädjen minskar. Och då försämras i sin tur arbetsklimatet, vilket pressar ner trivseln ytterligare.
• Dålig luft och dåligt ljus: Luftkonditioneringsanläggningar reglerar visserligen rumstemperaturen, men inte efter individuella behov. Dessutom tolereras den ofta alltför torra och instängda luften från anläggningen sämre. Till detta kommer det konstgjorda ljuset, som inte på något sätt kan ersätta dagsljus. Båda delarna kan leda till obehag och till och med hälsoproblem.
• Fler sjukdomsfall : Studier har visat att 90 % av dem som arbetar i storrumskontor uppger negativa hälsoeffekter. I storrumskontor är sjukfrånvaron högre bland medarbetarna, och fler personer drabbas. Enligt undersökningar har 50 % av personerna i enskilda kontor inte varit sjuka alls under det senaste året, i tvårumskontor var det 38 % och i storrumskontor bara 30 %. Särskilt influensavirus sprids snabbt.

Slutsats: Tips för kontorsorganisation – så stort får ett storrumskontor vara

Det finns ingen exakt storlek, och hittills har ingen kunnat dra en tydlig gräns. Sjukdomssiffrorna ovan antyder redan att allt över 5 personer kan vara problematiskt – men inte måste vara det. Kanske ligger lösningen inte i hur många personer som maximalt bör arbeta i ett storrumskontor, utan i de alternativ som står till buds. Om företag erbjuder storrumskontor men samtidigt möjliggör hemarbete, inrättar tysta zoner och rum med enskilda arbetsplatser och inför flextid på kontoret, kan det vara en lösning.

Då kan medarbetarna välja efter behov om de just då behöver utbyte med kollegor eller föredrar arbetsplatsen hemma med sin egen kontorsorganisation och sitt eget arkiveringssystem. Den ordning som krävs på arbetsplatsen blir dock hög vid de sannolikt täta bytena av arbetsplats.