Hur ordning och reda vid skrivbordet påverkar själva arbetet, vad experter säger och studier visar.
Det är den här bilden av Albert Einsteins arbetsplats. Tagen på hans dödsdag, den 15 april 1955, visar skrivbordet till relativitetsteorins fader - eller snarare kaoset i vars centrum den teoretiske fysikern drev sin forskning. Einsteins Kontorsstol markerar mitten av olika koncentriska cirklar gjorda av pappershögar, lösa bladsamlingar, högar med böcker och anteckningsböcker. Hyllorna i bakgrunden framstår som provisoriska och hastigt ordnade – mer som tillfällig förvaring än permanent beställning. På en griffeltavla bakom hans skrivbordsstol finns formler och tankar nedskrivna med vit krita. Ett vanligt antagande är att ett briljant sinne behöver kreativt kaos för att fungera. En studie av en psykolog från University of Minnesota skulle stödja denna avhandling. Olika chefer ser tyvärr ofta helt olika saker och förstår ens tillstånd skrivbord helst som visitkort för en anställd. Din tes om att ökända arbetsplatsslabbar är oorganiserade, slarviga och generellt svaga till karaktären stöds också av studier. Ett förhållningssätt till sanningen, någonstans i mitten.
- En teori: Kreativitet kommer från kaos
- Den andra teorin: Messighet hämmar produktiviteten
- Mitten? Svårt okej!
En teori: Kreativitet kommer från kaos
Det finns många exempel på antagandet att kreativa hjärnor också har, låt oss säga, en kreativ arbetsmiljö. En inspelning som Apples hjärna Steve Jobs tog i sitt hem till exempel arbetsplats visar en slående likhet med Einsteins skrivbord - förutom en enorm iMac framför honom istället för en svart tavla bakom honom. Även bokhyllorna på bakväggen är "sorterade" enligt Einsteins arkiveringsmodell. Den amerikanska "Daily Show"-hjärnan, komikern, skådespelaren, författaren och regissören Jon Stewart, gillar uppenbarligen saker som är vilda och färgstarka: en anteckningsbok i mitten, en fast miniräknare till vänster om honom och diverse redskap som en godisburk, bygghjälm, tvålautomat och dryckesburk förvaras på vilt upplagda pappershögar. Saker och ting ser färgglada ut hos Karl Lagerfeld – men väldigt strukturerade. Färgglada tygprover staplas meter högt, noggrant uppdelade i lika höga travar på en tydligt strukturerad hylla.
Det finns förstås också motexempel: John Lennon, till exempel, behövde tydligen inte mer än ett bordshörn för sitt arbete – på vilket det fanns en anteckningsbok, en penna och ett glas vin. Gitarrfodralet i bakgrunden kombineras med en golvlampa, en stol och en förstärkare för att skapa en övergripande lugn bild som skulle kunna användas som mall för ett stilleben – medan hans fru Yoko Ono, trogen artistklichén, fyller en hel sida av bordet med anteckningsblock, böcker och papperslappar.
Om man tror på studien av en professor från University of Minnesota är inte bara människors jobb lika olika som deras ägare själva. Kathleen Vohs ville bevisa att vilda kaos till och med bränsle till sinnet. Psykologen bad en grupp försökspersoner göra ett experiment och bad dem hitta användningsområden för bordtennisbollar utanför idrotten. Hon skickade hälften av testdeltagarna till ett snyggt organiserat kontor, den andra hälften till ett ganska rörigt. Resultatet var tydligt: Även om båda grupperna kom med ungefär samma antal förslag, var de från teamet från kaoskontoret mycket mer originella. Genom detta och andra experiment kom forskaren till slutsatsen att en städad miljö är mer sannolikt att leda till en traditionell arbetsproduktion, och en rörig miljö leder mer sannolikt till en okonventionell eller mindre konventionell arbetsproduktion.
Anledningen till detta är tydligen ett psykologiskt fenomen: människor strävar i grunden efter ordning och reda. Om tiden inte räcker till för att skapa ordning på grund av att andra uppgifter pågår eller störningen helt enkelt är för stor, växlar hjärnan och letar efter den kortaste möjliga lösningen. Kort sagt: Tankarna följer också korta vägar – men inspireras av den kaotiska miljön att välja ovanliga vägar.
Den andra teorin: Messighet hämmar produktiviteten
Kathleen Vohs studier avslöjade dock också ett annat fynd. Med ytterligare studier fann hon att stökiga arbetare är snålare än städade och ofta äter mer ohälsosamt än sina ordningsamma kollegor. Naturligtvis spelar detta i händerna på dem som alltid har misstänkt att en stökig arbetsmiljö bara är ett symptom på en av många karaktärssvagheter. Denna tumregel förblir konsekvent, särskilt i arbetsledarekretsar, ofta följt av uttalanden som: "...och förresten, en oordnad person spenderar mer tid på att söka än att arbeta." Det verkar också finnas en viss sanning i detta, vilket en studie från Fraunhofer Institute for Production Technology and Automation visar.
Hans forskning visade att kaos på arbetsplatsen faktiskt kostar mycket arbetstid. Det officiella skälet borde inte förvåna någon: stökiga skrivbord kräver mer tid för att leta efter saknat eller onödigt arbetsmaterial än städade. Det gäller förresten även ett kaotiskt fillagringssystem på datorn. Det anmärkningsvärda är dock hur mycket arbetstid som går till spillo på det här sättet: i genomsnitt går runt 70 arbetsdagar om året till att leta vid stökiga skrivbord – institutet beräknar att det är 10 procent av den totala arbetstiden.
Det där i mitten? Svårt okej!
Sanningen ligger förmodligen någonstans i mitten. Naturligtvis är inte varje kollega som sitter på en stökig hög med lösa pappersark och tusentals och åter tusentals Post-its ett kreativt geni – och å andra sidan kan även den snyggaste arbetsplatsen vara någon som är extremt omotiverad och ineffektiv. Men en sak är också klar: du kan överdriva vad som helst. Om röran är så stor att den hindrar arbetsflödet måste även den mest inbitna skrivbordsröran städa upp. Och å andra sidan ska den nätta fanatikern inte lägga mer tid på att göra i ordning skrivbordet än på själva arbetet. Experterna är överens om att det bästa är en regelbundet schemalagd, samordnad, snabb åtgärd som rensar både skrivbordet och sinnet.
Experttips: Gör ordning på ditt skrivbord
Kom igång med koncentration!
För att du ska ha en chans att arbeta så effektivt och ostört som möjligt bör ditt arbetsbord vara så tomt som möjligt. Placera bara de saker här som du verkligen behöver och vill göra snart.
Saker som har förvarats där utan tillsyn i flera år kan kasseras på ett säkert sätt. Föremål som du behöver ofta ska finnas inom räckhåll.