Tips för kontorsorganisation

Systematisk ordning för att snabbt hitta alla saker och dokument

VÄRT ATT VETA OM KONTORSORGANISATION

Att arbeta i kontorslokaler med en ineffektivt utformad arbetsplats kostar tid, energi och inte minst pengar. Om det är viktigt för dig att kunna arbeta så stressfritt och fokuserat som möjligt kan en målinriktad organisering på kontoret eller vid skrivbordet hjälpa. En välplanerad och genomtänkt arbetsplats gör det möjligt att arbeta koncentrerat och motiverat, vilket på lång sikt gynnar alla inblandade.

Innehåll

1. Rätt utformning av arbetsplatsen

• Effektiva möbler och rätt utrustning

• Kontorsorganisation och arkiveringssystem

2. Systematisk organisation på arbetsplatsen

• Struktur på skrivbordet

• Hantering av kontorsmaterial

3. Tidsplanering och målsättning

• Planering av arbetstiden

• Fokus på målsättningen

4. Slutsats – Kontorsorganisationens ABC

Rätt utformning av arbetsplatsen

EFFEKTIVA MÖBLER OCH RÄTT UTRUSTNING

I kontorsorganisationen spelar kontorsmöblerna en avgörande roll. Den som sitter vid ett bord som inte är ergonomiskt utformat blir ofta distraherad i arbetet av smärta eller åtminstone en långvarigt obekväm sittställning. Bland de viktigaste tipsen för kontorsorganisation finns därför, förutom rätt bord, även en lämplig kontorsstol som är inställd efter din individuella sittställning och längd och gör det möjligt för dig att arbeta bekvämt. Nyttan med ergonomiska sittmöbler uppstår inte först när det redan är för sent och smärtor till följd av många timmars felaktig hållning redan har etablerats.

De har i första hand en förebyggande effekt och gör att du kan arbeta utan spänningar och hållningsproblem. Dessutom är även kontorsbelysningen en del av en effektiv ordning på arbetsplatsen. Den är en del av en fungerande kontorsorganisation och en viktig aspekt inom arbetsmiljöarbetet. Ett lämpligt belysningskoncept bidrar till att upprätthålla din prestationsförmåga och har stor betydelse för välbefinnandet under arbetet.

KONTORSORGANISATION ARKIVERINGSSYSTEM

En betydande del av ordningen på kontoret och på arbetsplatsen möjliggörs genom ett ändamålsenligt arkiveringssystem. Det ser till att de dokument och arbetsunderlag som behövs är snabbt tillgängliga och bidrar därmed till en fungerande informationshantering. Ett lämpligt koncept kräver en struktur som passar dig och ditt arbetssätt och vid behov även kan användas av dina kollegor. Effektiva tips för kontorsorganisation kring arkivering kan omfatta både pappersdokument och digital data.

Använd ett koncept där du skapar en ordningsstruktur som till exempel är uppbyggd efter kunder eller ämnesområden. Den fungerar som ett modulsystem och kan utökas och kompletteras efter behov. Uppdatera ditt material i slutet av varje arbetsdag och rensa bort den information som inte längre är relevant, så att ditt arkiveringssystem alltid hålls uppdaterat. Gör det till en vana att lägga in nytt innehåll i systemet så snart som möjligt.

Systematisk organisering på arbetsplatsen

STRUKTUR PÅ SKRIVBORDET

För att du ska ha möjlighet att arbeta så effektivt och ostört som möjligt bör ditt skrivbord vara så tomt som möjligt. Förutom dator, telefon och skrivredskap innebär det alltså endast de akter och dokument som behövs för den aktuella dagen. Du behöver i regel varken ett flervåningssystem med fack eller ett sortiment av olika anteckningsblock.

Använd en enda anteckningsbok och det arkiveringssystem du föredrar – allt annat bidrar bara till oöverskådlighet. Många tycker att det fungerar bra att märka sina dokument med olika färger, andra uppskattar ett välordnat system med registerblad. Använd hjälpmedel för din kontorsorganisation som underlättar arbetet för dig, inte försvårar det ytterligare. Även en fungerande kabelhantering kan hjälpa till att hålla arbetsplatsen välordnad. Detta gäller särskilt när mycket teknik används.

HANTERING AV KONTORSMATERIAL

Organiseringen på kontoret underlättas av dokumentskåp, arkivregister, hurtsar på hjul och materialet på skrivbordet. Här är det klokt att bara ha de skåp i närheten som är relevanta för ditt arbete. På många kontor finns det pärmar i mängder som sedan länge skulle kunna flyttas till arkivet. Avlasta dig själv med ett överskådligt skåpsystem där du direkt hittar det du behöver. På ditt skrivbord finns det i bästa fall bara de kontorsmaterial som du faktiskt använder. Sortera alltid bort det som är trasigt och inte längre behövs. Ofta är det till en början betydligt mer än hälften av det befintliga innehållet. Om du har en tendens till kreativt kaos bör du se till att städa upp din arbetsplats i slutet av varje dag och förbereda den inför nästa arbetsdag. Det ger inte bara en bra start på följande dag, utan skapar också en känsla av avslutning när den välförtjänta ledigheten tar vid.

Tidsplanering och målsättning

PLANERING AV ARBETSTIDEN

Till en välfungerande kontorsorganisation hör inte bara ordning på kontoret och organisering av arbetsplatsen, utan även en effektiv användning av den tid som står till förfogande. En veckoplan kan hjälpa dig att strukturera de kommande uppgifterna i ett meningsfullt tidsschema. Du kan till exempel avsätta en fast tid för dagliga rutinuppgifter, som att hantera mejl och telefonsamtal. Ytterligare en tidsperiod kan planeras för arbetsprojekt och möten. Dessutom är ett tidsfönster för pauser och oförutsedda händelser till hjälp.

En mindre del av arbetstiden bör lämnas öppen och inte planeras in. Den kan du använda om det skulle bli ont om tid under en viss period eller om du generellt behöver marginaler för typen av arbete du utför. Ta dig tid att skapa en veckoplan som delar upp ämnena i passande block och börja varje arbetsdag med en dagsplanering inklusive en tillhörande att göra-lista.

FOKUS PÅ MÅLSÄTTNINGEN

För den upprättade tidsplanen rekommenderas ett strukturerat arbetssätt i förhållande till de olika arbetsområdena. När det gäller att utföra de uppgifter som uppstår är det viktigt att ha de egentliga målen i åtanke utifrån en kostnads-nyttoanalys. Uppgifter kan delas in i olika relevansområden. De utförs inte för att de sedan länge ingår i den dagliga rutinen, utan för att de fortfarande är relevanta. Ineffektiva arbetsprocesser bör ifrågasättas och även avskaffas.

Vid behov kan uppgifter delegeras och fördelas på flera personer. Ta farväl av alltför mycket multitasking. Det har visat sig fungera bäst att fokusera på ett enda mål och att utföra arbetet systematiskt och framför allt en uppgift i taget. Ju fler områden som måste fungera parallellt, desto svårare blir det att nå dagens planerade mål. Avsätt minst en timme i månaden för att kritiskt granska ditt arbetssätt och vid behov förbättra det.

Slutsats - Kontorsorganisation från A till Ö

För att säkerställa en produktiv arbetsdag och klara det dagliga arbetet på ett bra sätt är en fungerande kontorsorganisation oumbärlig. Den underlättar dina arbetsprocesser, eliminerar alltför många strukturellt betingade tidstjuvar och bidrar till en bättre arbetsdag. Rätt produkter som stöd, från en lämplig stol till det perfekta förvaringssystemet, gör dessutom arbetet enklare.

• Ordningssystem hjälper till att skapa struktur.

• Städade skrivbord främjar koncentrerat arbete.

• Passande möbler ger ett ergonomiskt och hälsosamt arbetssätt.

• God tidsplanering gör arbetsflödena mer effektiva och ändamålsenliga.

• Att bryta rutiner och sätta upp mål optimerar arbetet.

• Rätt organisering av kontoret sparar tid och pengar på lång sikt. 

Inte minst ger ett välstädat kontor en tydlig ökning av trivseln. Överbelastning och kaos är bara problemfritt hanterbara för mycket få människor. För de flesta är en behaglig och strukturerad arbetsmiljö till hjälp och ett gott stöd.