Rent skrivbord?

Erfarenhet lär det, chefer kräver det och flera studier visar det mer eller mindre tydligt: ​​arbetsplatsen ska städas med jämna mellanrum. Visserligen har anhängare av teorin att en viss grad av primal ordning på ett skrivbord främjar kreativiteten inte fel. Men det är också sant att när det råder en viss grad av kaos, är produktiviteten på arbetsplatsen allvarligt hämmad. Från tid till annan måste även den vackraste kreativa störningen ge vika för en övervägd ordning. När det kommer till "den lilla skrivbordsstädningen" rekommenderar experter en genomtänkt snabb åtgärd.

Det är kul att börja nästa arbetsdag avslappnad och med ordning och reda på din arbetsplats. Ingen fråga. Men vad tycker du om att börja varje dag av ditt liv avslappnad, balanserad och harmonisk?

• Fyrfältssystemet för snabb framgånge
• Varför ska jag hålla ordning på kontoret?
• Hur skapar jag ordning på kontoret?
• Främjar ordning och reda på arbetsplatsen koncentration?
• Slutsats

Fyrfältssystemet för snabb framgång

En sak direkt: lite städning skapar inte ordning på arbetsplatsen och försenar i bästa fall problemet. Ett rent hörn ger dessutom inte en vettigt organiserad arbetsplats. Genomfört som ett konkret projekt tar inte ens den värsta skrivbordsstädningen längre än tre timmar. Golvet framför skrivbordet blir din bästa vän och hjälpare - därför rekommenderar vi att dammsuga golvet runt arbetsytan först. Hela skrivbordet, dess lådor, underskåp och arbetsyta rensas sedan helt bort. Men det är väldigt liten mening med att ha alla dina tillhörigheter i dina händer och sedan lägga tillbaka dem där de var.

Ett fyrfältssystem hjälper till med sortering och slängning. Våningen runt arbetsplatsen är uppdelad i fyra imaginära fält som vart och ett ges en betydelse: ”Slöseri”, ”Vidarebefordran”, ”Viktigt” och ”Akut”. Det innebär att varje del – från den enskilda post-it-lappen till miniräknaren – går in i ett av dessa fält så att den kan läggas undan igen senare. Experter rekommenderar att man tänker på ett system i förväg, oavsett om det är från vänster till höger eller från utsidan till insidan - det spelar ingen roll. Huvudsaken är att varje ark, varje penna, varje fil och varje mapp tas bort från arbetsplatsen individuellt och bara hämtas en gång. Det finns inga mellanhögar, det tar bara tid. "Slöseri" är självförklarande. ”Vidarebefordran” samlar allt som kan delegeras eller behöver tas med någon annanstans, som arkivet, tillbaka till biblioteket eller i bokhyllan.

Saker som behöver läggas tillbaka i lådan eller på skrivbordet och arbetas med efter den lilla skrivbordsstädningen placeras i ruttorget för "Viktigt" vid beställning på arbetsplatsen. Om du vill kan du dra fördel av att du redan kort har tänkt på ämnet i fråga och skriva ner nästa steg på en post-it-lapp och klistra på den. Detta sparar lite tid för ytterligare arbete, men var försiktig: bli inte mental, bara ett eller två nyckelord och inga genomarbetade romaner. ”Akut” samlar in saker som kan göras antingen direkt eller direkt efter saneringsarbetet och som tar mindre än några minuter: stämpla, skriva under och vidarebefordra ett brev, boka tid eller skjuta upp ett möte till exempel.

Så här går vi: kvittot på gummibjörnar och hostdroppar? Avfall! Hostan tappar sig själva? Om de fortfarande är ätbara: ge dem vidare – ta dem med dig hem. Om de har en matt beläggning eller luktar konstigt på något sätt: gå till kvittot. En kulspetspenna som inte längre fungerar och som du ville leta efter en ny refill för: avfall. Mappen med idéer till nya projekt: klistra en post-it-lapp på den, "städa ur!" skriv den på den och lägg den i fältet "Viktigt". En fil där den "brådskande" post-it-lappen redan ser lite krispig ut? Läs över och antingen vidarebefordra, d.v.s. delegera, eller in i det viktiga fältet.

När bordsytan är helt rensat, lådorna tömts och arkivskåpet är fritt från gamla föremål, är nästa steg till städskåpet: alla ytor torkas av, dator, tangentbord och skrivare dammas av och lådorna dammsugs. Först sätts de föremål du behöver varje dag tillbaka på sin plats. Du läste rätt: deras plats. Och det som inte har ett mellanslag tilldelas en eller ifrågasätts kort men våldsamt: Behöver jag verkligen två olika stora hålslag, tre linjaler, uppskattningsvis 25 pennor och två pennkoppar för jobbet? De onödiga sakerna går tillbaka till depån eller, beroende på deras tillstånd, till papperskorgen.

Efteråt tilldelas suddgummi, max fem pennor och lika många kulspetspennor eller fineliners sin plats i den översta skrivbordslådan, anteckningsblocket går bredvid telefonen och det olästa brevet hamnar i en liten korg som tidigare fungerade som en överraskningsäggstatyett, gem dumppunkt och gratulationskort mellanlagring och vars innehåll i stort sett gick in i "waste". Kort sagt: The Skrivbord sorteras efter gammal logik, men också efter aktuella behov - så det läggs mindre tid på mödosam sökning på jobbet. Papperskorgen går till soptunnan och sakerna i "framåt"-torget går till platsen eller personen de behöver gå till. Komplett? Rena? Grattis, uppdraget genomfört.

ÅTTPUNGSSYSTEMET FÖR PERMANENT ORDNING

Kaoset på arbetsplatsen uppstår som bekant inte av sig självt utan det ökar avsevärt. En ogenomsköljd kaffekopp förvandlas snabbt till två eller tre – och ingen vet riktigt var den fjärde kom ifrån. Den här ena utskriften, som du borde ha tagit mycket tid på att läsa och göra något med, har sedan länge växt till en bunt dokument med liknande innehåll. Och lådan där saker förvaras som du förmodligen skulle kunna använda igen någon gång men aldrig har använt igen kommer snart att svämma över i sömmarna.

Så även om du är en anständig person är det en bra idé att lägga till två datum om året i din kalender: "Lilla skrivbordsstädning." Eftersom julsäsongen är ganska stressig och januari är mer avslappnad, rekommenderas januari och juni som bra val – om du närmar dig det var sjätte månad tar kampanjen inte så lång tid.

Följer åtta poäng Du bör ändå ha detta i åtanke året runt.

1. Lägg tillbaka: Låt sakerna leva på sin plats och sätt tillbaka dem efter användning.
2. Släng: Använd papperskorgen omedelbart.
3. Notera: Ett stort anteckningsblock istället för många små anteckningar som lätt kan försvinna underlättar arbetet när telefonnummer ska in i adressboken och möten snabbt ska in i rätt kalender på kvällen.
4. Struktur: Samma arkivsystem på datorn som vid skrivbordet och samma struktur för fysiska och digitala mappar hjälper till att hålla ordning på arbetsplatsen och att snabbt hitta saker.
5. Hierarkisk arkivering: de mest aktuella sakerna hamnar överst och de minst brådskande längst ner.
6. Tama kablar: sortera remsor och låt helst trassliga kablar försvinna helt i lådor.
7. Var uppmärksam på utbudet: Förvara saker som ofta används i närheten och förvara föremål som sällan används längre bort.
8. Städning på kvällen: Om du organiserar ditt skrivbord varje kväll kommer du att börja nästa arbetsdag mer avslappnad.

Varför ska jag hålla ordning på kontoret?

Du bör hålla ordning på kontoret för att du vill. Däremot upplever du ofta att du saknar motivation. Det finns två goda anledningar till varför du bör slänga.

1. Arbetsplatsen speglar ditt inre liv och berättar för omgivningen vilken personlighetstyp du är.
2. Chefer älskar snyggt städade kontor och arbetsytor. Psykologen Cary Cooper fann efter sin undersökning att fyra av fem chefer väljer medarbetare som har ett städat skrivbord.

Kontoret fungerar som en projektionsyta: Många förknippar en ovårdad sekreterare med en instabil personlighet. Vi vet att det är nonsens att lägga kollegor i lådor. Men vi tillbringar mycket tid på jobbet och kan inte undvika att personalisera vår arbetsplats. En eller två plantor, bilder på familjen, choklad eller din favoritbok till lunchrasten. Omedvetet avslöjar du mycket om dig själv för din arbetsmiljö. Dina kollegor vet hur du arbetar, känner till dina preferenser och utifrån dina statussymboler bedömer de om du använder armbågarna för att komma till toppen.

Att skapa ordning på arbetsplatsen är vettigt. Du har ett stort inflytande på hur du vill bli sedd av omgivningen.

Hur skapar jag ordning på kontoret?

Det snabbaste och enklaste alternativet: Skaffa en rymlig låda. Sopa allt som ligger där inne. De torkar alla Kontorsmöbler med en fuktig trasa. Ta först ut alla viktiga saker ur lådan och tilldela dem en plats. Gör sedan resten. Kassera föremål du inte längre behöver utan att slå ett ögonlock. Et voilà: städa ditt skrivbord! Ordning på arbetsplatsen! Beställ kontor!

Främjar ordning och reda på arbetsplatsen koncentration?

Ett rungande ja. Efter att du har gett din arbetsplats en grundlig städning kan du möta kraven från det vardagliga arbetet mer medvetet och fokuserat. Du undviker inre stress och sparar den viktigaste resursen i ditt liv: tid.

Slutsats

Att skapa ordning och reda på arbetsplatsen kan vara väldigt roligt när du väl förstår att du är ansvarig. De påverkar hur du uppfattas och vilka förmågor som tillskrivs dig. Du får bättre koncentration och tid. Du får livskvalitet. Övertygar det dig?

Experttips: Gör ordning på ditt skrivbord

Kom igång med koncentration!

För att du ska ha en chans att arbeta så effektivt och ostört som möjligt bör ditt arbetsbord vara så tomt som möjligt. Placera bara de saker här som du verkligen behöver och vill göra snart.
Saker som har förvarats där utan tillsyn i flera år kan kasseras på ett säkert sätt. Föremål som du behöver ofta ska finnas inom räckhåll.