Med rätt system är ordning på arbetsplatsen inget problem!
Erfarenheten visar det, chefer kräver det och många studier bekräftar det mer eller mindre tydligt: Arbetsplatsen bör städas upp med jämna mellanrum. Förespråkare av teorin att en viss grad av kreativ oordning på skrivbordet faktiskt kan främja kreativiteten har visserligen inte helt fel. Men det stämmer också att produktiviteten på arbetsplatsen hämmas kraftigt när kaoset blir för stort. Då och då måste därför även den mest charmiga kreativa röran ge vika för genomtänkt ordning. Experter rekommenderar en välplanerad kraftinsats när det gäller ”den lilla skrivbordsstorstädningen”.
Det känns bra att börja nästa arbetsdag avslappnat med ordning på arbetsplatsen. Ingen tvekan om det. Men vad sägs om att börja varje dag i livet på ett lättsamt, balanserat och harmoniskt sätt?
- Fyrfältsmetoden för snabba resultate
- Varför bör jag hålla ordning på kontoret?
- Hur skapar jag ordning på kontoret?
- Främjar ordning på arbetsplatsen koncentrationen?
- Slutsats
Fyrfältsmetoden för snabba resultat
Först och främst: Lite småplockande skapar ingen ordning på arbetsplatsen och skjuter i bästa fall bara upp problemet. Dessutom gör ett rent hörn ännu inte arbetsplatsen meningsfullt organiserad. Om man fokuserar på uppgiften tar inte ens den värsta skrivbordsstädningen längre än tre timmar. Den bästa hjälpen blir golvet framför skrivbordet – därför rekommenderas det att först dammsuga området runt arbetsytan. Därefter töms skrivbordet helt, liksom dess lådor, underskåp och arbetsyta. Men det hjälper föga att hålla alla sina saker i handen en gång, bara för att sedan ställa tillbaka dem där de stod förut.
Ett fyrfältsystem hjälper till med sortering och utrensning. Golvet runt arbetsplatsen delas in i fyra tänkta fält, där varje fält får en betydelse: ”Avfall”, ”Vidarebefordran”, ”Viktigt” och ”Akut”. På så sätt hamnar varje sak konsekvent – från en enskild Post-it till en miniräknare – i ett av dessa fält för att senare kunna ställas tillbaka på ett genomtänkt sätt. Experter rekommenderar att man i förväg bestämmer sig för ett system, till exempel från vänster till höger eller utifrån och in – det spelar ingen roll. Det viktiga är att varje papper, varje penna, varje akt och varje pärm tas bort från arbetsplatsen en i taget och bara hanteras en gång. Det finns inga mellanliggande högar, det kostar bara tid. ”Avfall” säger sig självt. ”Vidarebefordran” samlar allt som kan delegeras eller måste flyttas någon annanstans, till exempel till arkivet, tillbaka till biblioteket eller till bokhyllan.
I rutan för ”Viktigt” i ordningen på arbetsplatsen hamnar sådant som efter den lilla storstädningen av skrivbordet direkt ska tillbaka i lådan eller på skrivbordet och som måste hanteras. Den som vill kan dra nytta av att man ändå redan har tänkt kort på det aktuella ämnet och skriva nästa arbetssteg på en Post-it-lapp och fästa den. Det sparar lite tid i det fortsatta arbetet, men se upp: Övertänk inte, bara ett eller två nyckelord och inga elaborerade romaner. I ”Akut” samlas sådant som antingen kan göras direkt eller direkt efter städrundan och som tar mindre än några minuter: till exempel frankera, skriva under och skicka vidare ett brev, boka en tid eller flytta ett möte.
Så, då sätter vi igång: Kvitto på gelébjörnar och hostkarameller? Avfall! Hostkaramellerna själva? Om de fortfarande går att äta: skicka vidare – alltså ta med hem. Om de har fått en matt yta eller luktar konstigt på något sätt: till kvittot. En kulspetspenna som inte längre fungerar och där du någon gång tänkte leta efter en ny refill: avfall. Samlingspärmen med idéer för nya projekt: sätt på en Post-it-lapp, skriv ”Rensa ut!” och lägg den i rutan ”Viktigt”. En akt där Post-it-lappen med ”Brådskande” redan ser lite frasig ut? Läs igenom snabbt och antingen skicka vidare, alltså delegera, eller lägg i rutan Viktigt.
När skrivbordsytan är helt avröjd, lådorna urplockade och arkivskåpet fritt från gamla surdegar går nästa steg till städskåpet: Alla ytor torkas av, dator, tangentbord och skrivare dammas av och lådorna dammsugs. Först får de saker som behövs dagligen komma tillbaka till sin plats. Ja, du läste rätt: sin plats. Och det som inte har någon plats får en, eller ifrågasätts kort men kraftfullt: Behöver jag verkligen två hålslag i olika storlekar, tre linjaler, uppskattningsvis 25 pennor och två pennställ i arbetet? Det som är överflödigt flyttas tillbaka till förrådet eller, beroende på skick, till avfallet.
Därefter får suddgummi, högst fem blyertspennor och lika många kulspetspennor eller fineliners sin plats i den översta skrivbordslådan, anteckningsblocket hamnar bredvid telefonen och den olästa posten i en liten korg som tidigare har tjänat som depå för figurer från överraskningsägg, avlastningsplats för gem och mellanlager för gratulationskort och vars innehåll nästan helt har hamnat i rutan ”Avfall”. Kort sagt: Skrivbordet ordnas enligt gammal logik, men också utifrån aktuella behov – så går mindre tid förlorad på krångligt letande under arbetet. Papperskorgen töms i soptunnan och de saker som låg i rutan ”Skicka vidare” hamnar på den plats eller hos den person där de ska vara. Klart? Rent? Grattis, uppdrag slutfört.
ÅTTAPUNKTSSYSTEMET FÖR VARAKTIG ORDNING
Kaos på arbetsplatsen uppstår som bekant inte av sig självt, men det växer ändå i högst anseelig omfattning. Av den där odiskade kaffekoppen blir det snabbt två eller tre – och var den fjärde kom ifrån vet verkligen ingen längre. Den där enda utskriften, som man skulle ha läst i lugn och ro och gjort något av, har sedan länge vuxit till en hög med dokument med liknande innehåll. Och lådan där man förvarar saker som man säkert kan behöva någon gång igen, men som man sedan ändå aldrig använder, svämmar snart över också.
Det är alltså klokt att även som egentligen ordningsam person lägga in två tider per år i kalendern: ”Liten storstädning av skrivbordet”. Eftersom juletiden ofta är stressig och januari lite lugnare rekommenderas januari och juni som bra val – tar man tag i det med sex månaders mellanrum behöver insatsen inte heller ta så mycket tid.
Följande åtta punkter bör man ändå ha i åtanke hela året.
- Lägg tillbaka: låt saker bo på sin plats och lägg tillbaka dem efter användning.
- Släng: använd papperskorgen direkt.
- Anteckna: ett stort anteckningsblad i stället för många små lappar, som lätt kan försvinna, underlättar arbetet när telefonnummer på kvällen ska föras in i adressboken och tider snabbt ska hamna i rätt kalender.
- Skapa struktur: samma arkiveringssystem i datorn som på skrivbordet och samma struktur i fysiska som digitala mappar hjälper dig att hålla ordning på arbetsplatsen långsiktigt och hitta saker snabbt.
- Hierarkisk förvaring: det som är mest akut läggs överst, det som är minst brådskande längst ner.
- Samla kablarna: sortera sladdar och låt kabelhärvor helst försvinna helt i lådor.
- Tänk på räckvidden: förvara saker som används ofta nära, sådant som används sällan längre bort.
- Städa undan på kvällen: den som ordnar skrivbordet varje kväll börjar nästa arbetsdag mer avslappnat.
Varför ska jag hålla ordning på kontoret?
Du bör hålla ordning på kontoret för att du vill det. Samtidigt märker du ofta att motivationen saknas. Det finns två goda skäl till varför du bör städa upp.
- Arbetsplatsen speglar ditt inre och avslöjar för din omgivning på jobbet vilken personlighetstyp du är.
- Chefer älskar prydligt städade kontor och arbetsytor. Psykologen Cary Cooper kom i sin undersökning fram till att fyra av fem chefer väljer medarbetare som kan visa upp ett välordnat skrivbord.
Kontoret fungerar som en projektionsyta: Många människor förknippar ett stökigt skrivbord med en instabil personlighet. Vi vet att det är nonsens att stoppa kollegor i fack. Men vi tillbringar mycket tid på jobbet och kommer inte undan att sätta en personlig prägel på vår arbetsplats. En eller två små växter, bilder på familjen, choklad eller favoritboken till lunchpausen. Omedvetet avslöjar du mycket om dig själv för din arbetsmiljö. Kollegorna vet hur du arbetar, känner till dina preferenser och utifrån dina statussymboler bedömer de om du använder armbågarna för att ta dig till toppen.
Det är vettigt att skapa ordning på arbetsplatsen. Du har stort inflytande över hur du vill uppfattas av omgivningen.
Hur skapar jag ordning på kontoret?
Det snabbaste och enklaste sättet: Skaffa en rymlig kartong. Där lägger du ner allt som ligger framme. Du torkar av alla kontorsmöbler med en fuktig trasa. Ur kartongen plockar du först fram alla viktiga saker och ger dem en plats. Därefter tar du itu med resten. Saker som inte längre behövs slänger du utan att tveka. Et voilà: ordning på skrivbordet! Ordning på arbetsplatsen! Ordning på kontoret!
Främjar ordning på arbetsplatsen koncentrationen?
Ett tydligt ja. När du har gett din arbetsplats en ordentlig rengöring kan du möta arbetsvardagens krav mer medvetet och fokuserat. Du undviker inre stress och sparar livets viktigaste resurs: tid.
Slutsats
Att skapa ordning på arbetsplatsen kan vara riktigt roligt när du förstår att du har alla trådar i din hand. Du påverkar hur du uppfattas och vilka färdigheter som tillskrivs dig. Du får bättre koncentration och mer tid. Du får högre livskvalitet. Är du övertygad?
Experttips: Rensa skrivbordet
Kom igång fokuserat!
För att du ska ha möjlighet att arbeta så effektivt och ostört som möjligt bör ditt skrivbord vara så tomt som möjligt. Placera bara sådant här som du verkligen behöver och vill få klart inom kort.
Saker som har legat där obemärkta i flera år kan lugnt slängas. Föremål som du behöver oftare bör finnas inom räckhåll.